ERP (Enterprise Resource Planning) - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì và các mô hình phổ biến

ERP (Enterprise Resource Planning) - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) hay Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một phần mềm được thiết kế để quản lý và tích hợp các chức năng cốt lõi của quy trình kinh doanh như là tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, hệ thống quản lý hàng tồn kho,... Tất cả đều được tích hợp trong một hệ thống duy nhất tiện lợi.

Phần mềm ERP được sử dụng rộng rãi bởi doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn lớn và ngày càng được triển khai nhiều hơn ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sự phức tạp của hệ thống kinh tế toàn cầu và nhu cầu của người dùng hiện đại đòi hỏi các tổ chức phải tối ưu hoá quy trình và quản lý dữ liệu trọng yếu.

Vì các lý do này, ERP trở thành nền tảng cho khả năng hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp.

Các thành phần chính của hệ thống ERP

Một hệ thống ERP - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bao gồm các module, mỗi module tập trung vào một quy trình kinh doanh riêng. Một số module được coi là cốt lõi với các mô hình doanh nghiệp như là:

Module tài chính ERP giúp tự động hoá các quy trình kế toán, hoá đơn, phân tích tài chính, dự báo, và báo cáo. Sự phức tạp ngày càng tăng của các hoạt động kinh doanh gia tăng nhu cầu cần một hệ thống duy nhất để quản lý tất cả các giao dịch tài chính, kế toán cho nhiều đơn vị công ty và dòng sản phẩm.

HR - Quản lý nhân sự là một quy trình cốt lõi khác mà doanh nghiệp có thể cải thiện với hệ thống ERP. Các chức năng cơ bản bao gồm xử lý hồ sơ nhân viên, quản lý phúc lợi và bảng lương. Các chức năng nâng cao bao gồm quản trị nhân tài, tuyển dụng, và quản lý hiệu suất.

Các module ERP phổ biến khác bao gồm quản lý đơn hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý mua hàng.

Ngoài ra, các công ty liên quan đến chuỗi phân phối thường cần thêm module quản lý chuỗi cung ứng (SCM - Supply chain management) để theo dõi lượng hàng trong kho và quản lý kho hàng cũng như vận chuyển. Nếu nhu cầu phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng thêm hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse management system) và hệ thống quản lý vận tải (TMS - Transportation management system) để xử lý các quy trình logistics.

Các module bổ sung này thường được thêm khi hệ thống ERP cơ bản không còn đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP khác biệt với các ứng dụng độc lập nhờ cơ sở dữ liệu trung tâm lưu trữ thông tin từ các giao dịch kinh doanh và những tác vụ mà các module thực hiện được. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép các module giao tiếp với nhau dựa trên cơ sở dữ liệu chung.

Để hiểu thêm về cơ sở dữ liệu tập trung, hãy nhìn vào hình bên dưới. Cơ sở dữ liệu này hoạt động như một nguồn dữ liệu duy nhất, đảm bảo mọi module đều có thông tin chuẩn xác và được cập nhật.

Một hệ thống ERP cũng có giao diện nhất quán giữa các module, chứ không khác biệt như khi dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp từ nhiều bên khác nhau.

Một ví dụ đơn giản về cách các module của hệ thống ERP kết nối là quá trình đặt hàng COD, từ nhập đơn đặt hàng của khách đến giao sản phẩm, sau đó nhận và ghi lại khoản thanh toán.

Bước 1: Người dùng ERP nhập thông tin về khách hàng với thông tin liên hệ và tạo đơn đặt hàng trong module quản lý đơn. Sau đó, họ kiểm tra sản phẩm còn hàng không trong module quản lý hàng tồn kho và quay lại quản lý đơn để sắp xếp vận chuyển.

Bước 2: Khi khách hàng xác nhận đã nhận hàng, người dùng ERP tạo một mục phải thu mới trong module tài chính, từ đó tạo hoá đơn và gửi cho khách hàng. 

Bước 3: Khi khoản thanh toán được gửi đến, người dùng nhập khoản đã trả vào module quản lý tiền mặt và doanh thu được ghi lại, đối chiếu với tài khoản ngân hàng công ty.

Nếu quy trình công việc được tự động hóa, phần lớn việc nhập dữ liệu được thực hiện bởi hệ thống và một số trường dữ liệu sẽ được điền sẵn. Bên dưới hệ thống, các module ERP trao đổi thông tin với nhau hoặc thay đổi các bản ghi trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo sự chính xác.

Ví dụ bên dưới là cách hệ thống ERP tương tác với hệ thống quản lý kho và hệ thống quản lý vận tải để xử lý đơn hàng.

Các lợi ích của hệ thống ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực đem đến nhiều lợi ích, chủ yếu từ việc chia sẻ và quy chuẩn hoá thông tin. Do các module ERP có thể chia sẻ dữ liệu dễ dàng, chúng giúp quản lý quy trình kinh doanh giữa các bộ phận dễ dàng hơn. Chủ doanh nghiệp cũng có thể hiểu rõ hơn về dữ liệu thời gian thực và dữ liệu kinh doanh, đặc biệt là với những công nghệ tân tiến mới như trí thông minh nhân tạo, IoT công nghiệp, và phân tích nâng cao.

Bên cạnh đó, hệ thống ERP đem đến các lợi ích như:

• Tăng hiệu quả hoạt động bằng tự động thu thập dữ liệu
• Đảm bảo sự tăng trưởng khi quản lý các quy trình kinh doanh ngày càng phức tạp
• Giảm thiểu rủi ro bằng sự tuân thủ quy định tốt hơn
• Thúc đẩy sự hợp tác thông qua chia sẻ dữ liệu và thông tin tích hợp
• Cải thiện dịch vụ khách hàng
• Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng
• Tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hoá các quy trình
• Theo dõi theo thời gian thực với nhiều bộ phận của doanh nghiệp và đưa ra báo cáo, chiến lược tốt hơn nhờ dữ liệu tốt hơn.

Đọc thêm: Tại sao bạn cần cấu trúc quản lý dữ liệu (Data Governance) để xây dựng một doanh nghiệp số thành công

Các loại hệ thống ERP 

Các sản phẩm hệ thống ERP đa dạng tùy vào kích cỡ công ty và loại cơ sở hạ tầng thông tin, cũng như ngành của doanh nghiệp. Dưới đây, hãy xem các loại hệ thống ERP và sự phù hợp với chính doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống ERP cho công ty vừa, nhỏ và tập đoàn lớn

Đối với thị trường doanh nghiệp nhỏ, một số nhà cung cấp tạo ra các hệ thống cơ bản bao gồm các module cốt lõi về nhân sự, tài chính, và các module thường sử dụng khác, chẳng hạn như quản lý đơn đặt hàng và CRM. Hệ thống này tương đối dễ triển khai.

Đối với thị trường doanh nghiệp tầm trung, các công ty thường có vài trăm nhân viên và doanh thu hàng năm ở mức 50 triệu đô đến 1 tỷ đô. Thị trường này sẽ có thêm nhiều module tuỳ chọn như quản lý chuỗi cung ứng và quản lý kho bãi, đồng thời hệ thống sẽ hỗ trợ nhiều người dùng hơn.

Đối với thị trường tập đoàn lớn, các công ty thường có doanh thu hơn 1 tỷ đô và hàng nghìn nhân viên. Không có gì ngạc nhiên khi đây là thị trường được tập trung nhất với nhiều module mạnh mẽ, cộng với khả năng đáp ứng hàng nghìn, hoặc trăm nghìn, người dùng.

Hệ thống ERP tại chỗ, đám mây, và kết hợp

Có 3 loại hệ thống ERP:

• Hệ thống ERP tại chỗ
• Hệ thống ERP đám mây
• Hệ thống ERP kết hợp

Những hệ thống ERP đời đầu ra mắt vào những năm 70, 80 đều được cài đặt tại chỗ trên các máy tính doanh nghiệp. Ngày nay, hệ thống hoạch định nguồn lực thường chạy trên đám mây điều hành bởi các hệ thống của nhà cung cấp, và người dùng có thể truy cập từ máy tính hoặc điện thoại. Còn nếu kết hợp cả hai, đó là một hệ thống ERP kết hợp (hybrid).

Các mô hình triển khai khác nhau tác động lớn để khả năng của sản phẩm ERP, bao gồm tính thân thiện với người dùng, chi phí, tốc độ triển khai, và thị trường mục tiêu.

Hệ thống ERP tại chỗ thường phải được thanh toán trước, đi kèm với giấy phép phần mềm cho một số lượng người dùng nhất định. Việc triển khai hệ thống này cũng mất nhiều thời gian, kéo dài tới vài năm và việc nâng cấp lên các phiên bản mới có thể chậm chạp. Tuy nhiên, hệ thống tại chỗ lại có hai lợi thế lớn khác so với hệ thống đám mây: Có thể tuỳ chỉnh để đáp ứng yêu cầu kinh doanh cụ thể và dễ tích hợp với các hệ thống tại chỗ quan trọng khác, như là tự động hóa nhà máy hoặc hệ thống nhà kho.

Một số công ty không muốn đặt các hệ thống như vậy lên đám mây vì lý do rủi ro bảo mật hoặc mất kiểm soát dữ liệu. Các ngành được quản lý chặt chẽ hoặc chính phủ có thể bị hạn chế về vị trí đặt hệ thống và dữ liệu, dẫn đến lựa chọn hệ thống ERP tại chỗ.

Ngược lại, ERP trên nền tảng đám mây yêu cầu ít chi phí trả trước hơn vì thường được thanh toán theo tháng. Tuy nhiên, theo thời gian, chi phí này có thể đắt hơn giấy phép thanh toán một lần. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhiều hơn khi sử dụng SaaS ERP, một loại ERP dịch vụ đám mây được tối giản để tiếp cận nhiều người dùng.

Vì khả năng tiết kiệm chi phí và tốc độ triển khai nhanh trên đám mây, nhiều sản phẩm ERP nhắm tới các doanh nghiệp vừa và nhỏ cung cấp SaaS (Software as a service) - sản phẩm dịch vụ phần mềm. Các tập đoàn lớn dù từng thích hệ thống ERP tại chỗ hơn để duy trì các hệ thống phức tạp, nhưng cũng dần chuyển sang các mô hình kết hợp với module đám mây cho quản lý tài chính và chuỗi cung ứng.

Một vài hệ thống ERP có tính năng cụ thể cho các ngành cụ thể như dầu khí, sản xuất ôtô, thực phẩm, đồ uống, bán lẻ, và tiện ích. Thông thường, các nhà cung cấp giải pháp ERP hợp tác với một nhà phát triển phần mềm có chuyên môn trong một ngành cụ thể để tạo ra các module tiện ích bổ sung.

Trong những năm gần đây, các nhà cung cấp giải pháp ERP đã tập trung phát triển các sản phẩm đám mây với AI, machine learning, blockchain, phân tích dự đoán, và các công nghệ đổi mới khác để đem đến sức mạnh tính toán vượt trội.

Các nhà cung cấp hệ thống ERP

Có khá nhiều nhà cung cấp giải pháp hệ thống ERP, hầu hết cả với tuỳ chọn tại chỗ và đám mây.

Bốn nhà cung cấp hàng đầu thị trường là Microsoft, Oracle, Infor, và SAP dẫn đầu về doanh số bán hàng và có các dòng sản phẩm rộng nhất bao gồm tất cả các module đã được nhắc tới. Họ cũng có cơ sở cài đặt lớn nhất của các hệ thống tại chỗ, mà còn gọi là ERP kế thừa.

Một vài nhà cung cấp nổi tiếng khác cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là Acumatica, Sage Intacct, và NetSuite. Workday cũng là một nhà cung cấp SaaS ERP đang phát triển nhanh chóng. Ngoài ra, bạn còn có thể tham khảo, Epicor, Plex Systems, Syspro, và Unit4.