Báo cáo tương tác dành cho các công ty đại chúng - Phần 1

Báo cáo thường niên là tài liệu mà các doanh nghiệp và tập đoàn xuất bản hàng năm nhằm công bố với đối tác, các nhà đầu tư và công chúng giúp minh bạch hóa những thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh, lợi nhuận và các hoạt động khác của công ty trong một năm vừa qua. Đồng thời, trong báo cáo thường niên ban lãnh đạo sẽ đề ra định hướng phát triển, kế hoạch kinh doanh trong thời gian sắp tới cho doanh nghiệp của mình, những định hướng này có thể hoàn toàn là định hướng mới, và cũng có thể là định hướng tiếp nối kế hoạch mà doanh nghiệp đã và đang triển khai.

Xem thêm: Xây dựng chiến lược website tập đoàn nhằm đạt được mục tiêu trong ngắn và dài hạn

Ngoài nội dung đầy đủ, thông tin minh bạch, sáng tạo trong trình bày bố cục để truyền tải hiệu quả các các thông điệp về phân tích, đánh giá cũng như tạo ấn tượng trong thiết kế để thu hút người đọc xuyên suốt báo cáo thường niên, đây cũng được xem là một công đoạn quan trọng khi doanh nghiệp bước vào những giai đoạn kết thúc năm tài chính. Nó chứng tỏ sự tôn trọng, quan tâm, tầm hiểu biết cũng như thể hiện việc đầu tư đúng mức của doanh nghiệp trong công tác quan hệ với nhà đầu tư. Với nhiều doanh nghiệp, việc làm báo cáo thường niên giống như một cuộc chạy đua marathon, từ việc liên tục thu thập, xử lý số liệu thống kê, biên soạn nội dung cho kịp thời hạn gửi nhà in cho tới khâu công bố những số liệu đó theo quy định của nhà nước.

Thế kỷ 21 được gọi là kỷ nguyên số và với tốc độ thay đổi chóng mặt của công nghệ, phương thức tiếp nhận thông tin của mỗi chúng ta cũng dần thay đổi theo. Báo giấy dần trở thành một công cụ truyền tải thông tin của quá khứ và theo chúng tôi dự đoán, báo cáo thường niên truyền thống cũng vậy. Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng muốn những định hướng và thông điệp của mình chạm tới những đối tác tiềm năng thay vì bị lãng quên trong những trang giấy. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát báo cáo thường niên của 37 doanh nghiệp nước ngoài và thu được kết quả: 83.8% số doanh nghiệp nước ngoài được khảo sát (tương đương 31/37 doanh nghiệp) đã và đang triển khai hình thức báo cáo tương tác thay thế cho hình thức báo cáo in ấn truyền thống.

Sẽ thế nào nếu doanh nghiệp của bạn có thể biến báo cáo thường niên thành một công cụ tiếp thị số, phục vụ cho việc quảng bá và thu hút đối tác tiềm năng và đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển của chính doanh nghiệp? Điều gì sẽ xảy ra nếu những báo cáo khô khan trên giấy kia nếu chúng ta ứng dụng công nghệ giúp gia tăng tính tương tác và khiến chúng trở nên hấp dẫn đến mức mọi người thực sự thích đọc và chia sẻ cho bạn bè? Điều đó hoàn toàn có thể xảy ra nếu doanh nghiệp thay đổi suy nghĩ và cách tiếp cận báo cáo thường niên của mình. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu vai trò cũng như tiềm năng và hiệu quả từ định hướng xây dựng báo cáo số trong bài viết lần này.

Bối cảnh thị trường Việt Nam

Thiếu minh bạch trong công bố thông tin, làm mất niềm tin của nhà đầu tư

Trong 400 quyết định xử phạt do Uỷ ban chứng quán Nhà nước ban hành năm 2018, có hơn 50% là vi phạm về công bố thông tin. Con số này là minh chứng cho chính quan ngại của thị trường về vấn đề minh bạch hóa thông tin của các doanh nghiệp trong nước. (Theo Dân Trí)

Không ít doanh nghiệp đang có thói quen “làm cho có", “làm cho đủ trách nhiệm” với luật pháp quy định bởi nhà nước khi xây dựng những hệ thống báo cáo sơ sài và thiếu rõ ràng thay vì suy nghĩ thấu đáo tới nhu cầu cập nhật thông tin của nhà đầu tư hay thậm chí là trách nhiệm báo cáo của mình đối với tài sản được ủy thác tài bởi các nhà đầu tư.

Theo ông Trần Đình Cường - Tổng giám đốc EY Việt Nam trong buổi toạ đàm về “Công bố thông tin của doanh nghiệp” cho hay phần lớn các chủ doanh nghiệp làm việc không công tâm và thiếu trách nhiệm dẫn đến việc cung cấp thông tin không kịp thời. Chưa kể, có những doanh nghiệp cố tình thực hiện hành vi gian lận, làm giả thông tin tinh vi cho mục đích xấu, gây ra nhiều rào cản cho các đơn vị kiểm toán trong quá trình khảo sát đánh giá. Dẫn tới việc thông tin của các công ty kiểm toán thứ 3 như E&Y đưa ra thiếu tính tin cậy.

Nhiều doanh nghiệp cung cấp những báo cáo với số liệu đẹp nhưng chất lượng thông tin không phản ánh đúng thực trạng, khiến nhà đầu tư gặp trở ngại khi khảo sát và đánh giá thực trạng doanh nghiệp. Việc các doanh nghiệp bất nhất khi công bố báo cáo tài chính thường được bỏ qua dù năm nào cũng diễn ra tình trạng không ít nhà đầu tư lãnh trái đắng khi báo cáo cuối năm và báo cáo sau kiểm toán không khớp nhau. Và cứ như vậy, doanh nghiệp đi sau học và làm theo hành động của những người đi trước trở thành một tiền lệ xấu và thành một vòng luẩn quẩn.

Báo cáo thường niên: Minh bạch hóa để tạo dựng niềm tin và mở ra những cơ hội Quốc tế

Một doanh nghiệp lớn chưa thể là đối tác tin cậy nếu không có báo cáo minh bạch. Do đó, báo cáo thường niên rất quan trọng để cạnh tranh thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào thị trường. Nhất là hiện nay, Việt Nam đang nổi lên so với các quốc gia trong khu vực như là một điểm đến tiềm năng và đang được các nhà đầu tư nước ngoài quan tâm.

Việc các công ty đại chúng đang dần chú trọng hơn đến công tác thực hiện báo cáo thường niên cho thấy sự cải thiện về tính minh bạch trong công bố thông tin. Với mục tiêu minh bạch để thu hút vốn đầu tư không chỉ trong nước mà còn tới từ nước ngoài, có không ít doanh nghiệp đã chuyển từ thụ động thực hiện báo cáo đã chủ động chuyển mình, đầu tư xây dựng chiến lược dựa trên sự phát triển bền vững trong chính lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của mình.

Đại dịch Covid-19 thúc đẩy sự phát triển của ấn phẩm số

Các công ty đại chúng thường phục vụ các cổ đông cao cấp bằng cách cung cấp cho họ báo cáo thường niên vật lý. Trớ trêu thay, đại dịch Covid-19 xảy ra và việc tiếp xúc trực tiếp thuộc vào nhóm hành vi có nguy cơ lan truyền dịch bệnh cao nhất. Bởi vậy, đại dịch và giãn cách xã hội đã khiến cho quá trình cập nhật tình hình kinh doanh thường kỳ giữa doanh nghiệp với các cổ đông chuyển sang kênh trực tuyến.

Sự phát triển của các ấn phẩm số giúp cho những nhóm đối tượng khác nhau, ở các địa điểm địa lý khác nhau đều có thể tiếp cận thông tin một cách hiệu quả và an toàn. Không những vậy, suy thoái kinh tế khiến cho các doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí khổng lồ cần bỏ ra nếu tiếp tục hình thức báo cáo thường niên in ấn. Việc sản xuất hàng trăm nghìn bản in trong đại dịch cũng đi ngược lại với chiến lược phát triển bền vững của họ. Và trong bối cảnh đại dịch, chi tiêu một cách thông minh trở thành việc thiết yếu hơn bao giờ hết.

Vậy câu hỏi đặt ra là: Liệu dịch Covid-19 có có chấm dứt thời đại của báo cáo thường niên in ấn? Theo quan điểm chủ quan của chúng tôi, câu trả lời là không. Các doanh nghiệp vẫn sẽ phát triển báo cáo thường niên in ấn mỗi năm song song với ấn phẩm số, vì họ vẫn có những nhóm đối tượng cần đến loại báo cáo này, nhưng họ sẽ có một thách thức mới: Làm thế nào để tối ưu chi phí mà vẫn có thể tiếp tục phát triển hình thức báo cáo trên?

Hành vi của nhà đầu tư trẻ trong thời đại chuyển đổi số

Sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học công nghệ đã tác động không nhỏ đến đời sống xã hội, bất kỳ thông tin hay hoạt động nào cũng đều có thể tìm kiếm và thực hiện thông qua mạng internet mà không bị hạn chế bởi rào cản về địa lý hay thời gian.

Sinh ra trong thế giới phẳng nơi cuộc sống gắn liền với công nghệ hiện đại, thế hệ nhà đầu tư trẻ đòi hỏi mọi thứ phải diễn ra nhanh hơn, tiện lợi hơn. Thay vì dành nhiều giờ để tìm kiếm thông tin và rà soát dữ liệu trong hàng trăm trang báo cáo của các doanh nghiệp mỗi năm, họ cần một giải pháp thông minh hơn, tận dụng được những ưu thế của công nghệ để truy xuất thông tin nhanh chóng và hiệu quả nhằm đưa ra chiến lược phù hợp. Không chỉ có vậy, đây là đối tượng được đánh giá có nhu cầu và khẩu hiệu đầu tư khác biệt hoàn toàn và hướng về những giá trị bền vững hơn so với cha mẹ của họ.

Bởi vậy, tình hình kinh doanh, quản trị, số liệu tài chính hay chiến lược phát triển không còn là tâm điểm duy nhất của doanh nghiệp khi xây dựng báo cáo thường niên. Báo cáo của doanh nghiệp còn cần phải bắt kịp với xu thế của thời đại chuyển đổi số. Nếu doanh nghiệp không kịp thời đáp ứng được nhu cầu của nhà đầu tư trẻ, họ sẽ đánh mất một nhóm khách hàng tiềm năng lớn và chịu những hệ quả không đáng có về kinh tế.

Xu hướng báo cáo tương tác trên thế giới

Chuyển đổi số đang dần thay đổi cách mọi người tiếp nhận thông tin. Là một ấn phẩm in, báo cáo thường niên của doanh nghiệp sẽ chỉ đến được với các cổ đông và đối tác trong cơ sở dữ liệu sẵn có. Một phiên bản báo cáo điện tử có thể tăng đáng kể lượng độc giả của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp kết nối chặt chẽ hơn với đối tượng công chúng cũng như các nhà đầu tư tiềm năng.

Với báo cáo điện tử, người đọc chuyển từ tiếp nhận thông tin thụ động sang tìm kiếm thông tin chủ động. Họ không cần phải đọc hết báo cáo từ đầu đến cuối mà có thể dễ dàng tìm đến thông tin muốn đọc, qua việc tận dụng những tùy chọn có sẵn như tăng kích thước phông chữ, thay đổi độ tương phản hoặc nghe các đoạn âm thanh. Phương pháp tiếp cận kỹ thuật số cũng cung cấp các giải pháp cho những người khiếm thị hoặc gặp khó khăn trong việc tiếp nhận thông tin.

Qua nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy một hình thức báo cáo điện tử đã được các doanh nghiệp nước ngoài ứng dụng từ lâu nhưng vẫn còn khá mới mẻ tại Việt Nam: Báo cáo tương tác.

Báo cáo tương tác là gì?

Khi nói về báo cáo tương tác, chúng tôi không có ý nói về việc chuyển bản in của báo cáo thành định dạng PDF và đưa lên trang web của doanh nghiệp. Báo cáo tương tác thực chất chính là một microsite cho phép người xem chia sẻ thông tin và hướng người xem đến trực tiếp thông qua đường dẫn. Đây là một loại ấn phẩm thông minh tận dụng được tối đa những ưu thế của công nghệ số. Đồng thời, nó hoạt động và mang lại cảm giác trải nghiệm kỹ thuật số nguyên bản hơn so với các bản in được chuyển thể thành định dạng PDF.

Những đặc điểm chính của báo cáo tương tác

Khả năng điều hướng

Người dùng xem báo cáo tương tác giống như cách họ tương tác với một trang web. UX tối ưu các đoạn văn bản có kích cỡ nhỏ, có thể quét được, giúp người xem đọc trực tuyến dễ dàng. Các báo cáo thường niên trực tuyến tốt thể hiện nội dung một cách hấp dẫn và giúp liên kết người đọc tới các chủ đề và thông tin liên quan. Điều này giúp người xem tiết kiệm thời gian trong quá trình truy xuất thông tin cần thiết.

Tuy nhiên, khi phát triển báo cáo tương tác, doanh nghiệp cần cẩn trọng bởi việc xây dựng hệ thống điều hướng thiếu logic, sẽ dễ gây hiểu nhầm và làm giảm trải nghiệm đọc báo cáo của người dùng. Trải nghiệm số tồi tệ sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác và công chúng.

Khả năng kết nối và trình bày đa phương tiện

Định dạng kỹ thuật số cho phép doanh nghiệp trình bày nội dung báo cáo như chữ viết, số liệu hay hình ảnh một cách không giới hạn, dưới nhiều hình thức khác nhau. Chẳng hạn như các cuộc phỏng vấn với các nhà quản lý cấp cao về quan điểm, định hướng chiến lược cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng kịch bản và trình bày bằng video nhằm tăng sự thu hút cho người xem.

Khả năng tùy chỉnh

Báo cáo thường niên kỹ thuật số có thể hướng các nhóm độc giả đến nội dung dành riêng cho họ. Tất nhiên, báo cáo thường niên phải đồng thời giải quyết vấn đề của các đối tượng khác nhau với những mục tiêu khác nhau, vì vậy tất cả các phần của báo cáo thường niên vẫn hiện diện và có thể được truy xuất thông qua menu điều hướng.

Khả năng tương tác

Tương tác là một trong những đặc điểm quan trọng khiến báo cáo tương tác nổi trội hơn hẳn so với các hình thức báo cáo khác. Nhiều báo cáo thường niên dạng tương tác tích hợp tính năng tương tác với biểu đồ và trích xuất dữ liệu báo cáo tài chính, ví dụ như khi người xem muốn trích xuất riêng phần thông tin tài chính để xem offline trên máy tính cá nhân. Đây là một tiện ích đối với các nhà phân tích - những người có thể nhanh chóng truy xuất chính xác của số liệu họ cần cho những mục đích chuyên môn của mình.

Khả năng tương thích với nhiều thiết bị

Ngày nay, người dùng mong đợi có thể đọc nội dung mọi lúc và mọi nơi, dưới nhiều hoàn cảnh khác nhau. Về cơ bản, chẳng ai có thể lúc nào cũng kè kè bên người chiếc máy tính cá nhân của mình vì vậy báo cáo thường niên tương tác của doanh nghiệp cần hoạt động và hiển thị trơn tru, không chỉ trên máy tính mà còn cả điện thoại và toàn bộ những thiết bị di động cá nhân. Khả năng chia sẻ dễ dàng cũng là một tính năng cần thiết của báo cáo trong thời đại truyền thông kỹ thuật số và mạng xã hội hiện nay.

Doanh nghiệp quốc tế đã phát triển báo cáo tương tác từ lâu

Báo cáo tương tác xuất hiện tại thị trường quốc tế từ những năm 2010 và ngày một phổ biến vì những ưu thế vượt trội của nó. Những báo cáo kiểu mới này có tính tương tác, nhiều dạng thông tin thú vị, hấp dẫn và trên hết là đáng nhớ.

Một ví dụ đáng nói chính là Shell - một trong những tập đoàn năng lượng và hóa dầu có quy mô lớn nhất trên toàn thế giới. Shell triển khai báo cáo tương tác từ năm 2012, khởi đầu chặng đường ứng dụng chuyển đổi số trong xây dựng báo cáo thường niên với phiên bản báo cáo tương tác tuy còn đơn giản về mặt thiết kế nhưng đầu tư rất tốt về mặt cấu nội dung cũng như những tính năng cần thiết cho báo cáo tương tác: ví dụ như biểu đồ tương tác và tìm kiếm thông tin trong báo cáo. Sau đó, Shell đã không ngừng cải tiến thiết kế để nâng cao trải nghiệm cho người xem báo cáo của họ qua mỗi năm.

Từ đó đến nay, hình thức báo cáo tương tác được các doanh nghiệp trên thị trường quốc tế ứng dụng nhiều hơn và họ không ngừng cải tiến chất lượng của loại báo cáo này. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp này vẫn duy trì hình thức báo cáo in ấn cho những đối tượng có nhu cầu thông qua việc đăng ký tại website của họ.

Trong 37 doanh nghiệp được chúng tôi khảo sát, chỉ còn lại 6 doanh nghiệp hiện vẫn chưa đầu tư chuyển đổi sang hình thức báo cáo tương tác mà chỉ dừng lại ở hình thức PDF là Apple, Asus, Dell, Amazon, Pepsico và Starbucks.

Từ số liệu trên cho thấy, báo cáo tương tác thực sự đã trở thành một ấn bản quen thuộc và được nhiều doanh nghiệp nước ngoài đầu tư xây dựng bên cạnh hình thức báo cáo truyền thống. Với tiềm năng không giới hạn của mình, báo cáo tương tác đã khẳng định được vị thế quan trọng trong chiến lược phát triển của các doanh nghiệp quốc tế.

Tiềm năng phát triển báo cáo tương tác tại Việt Nam

Những bước đi đầu tiên

Đầu năm 2020, Bảo Việt gây chú ý khi phát hành báo cáo thường niên thông minh ứng dụng công nghệ tiên tiến (Smart Report 4.0, Power BI, Digital platform). Bên cạnh đó, để kể câu chuyện về khát vọng và nỗ lực của Bảo Việt trong hành trình sáng tạo, làm chủ công nghệ, tạo ra khác biệt mang tính chất đột phá, tối ưu hoạt động trên toàn hệ thống, báo cáo còn sử dụng một nhân vật đại diện có tên BIVI.

Phát triển các ứng dụng nêu trên giúp Bảo Việt giảm thiểu số lượng báo cáo bản in, đồng thời giúp các nhà đầu tư trong và ngoài nước có thể truy cập thông tin về Tập đoàn Bảo Việt một cách dễ dàng và thuận tiện mọi lúc mọi nơi cũng như có những trải nghiệm tốt nhất khi xem báo cáo bất kể người đọc đang sử dụng thiết bị nào.

Bên cạnh Bảo Việt, Đạm Phú Mỹ là doanh nghiệp thứ 2 áp dụng hình thức báo cáo tương tác cho báo cáo thường niên năm 2019 của mình. Báo cáo tương tác của Đạm Phú Mỹ nhìn chung khá sinh động với các biểu đồ tương tác và các cấu phần nội dung được phân chia rõ ràng, kèm theo tính năng tải file về cho từng mục nội dung quan trọng.

Phát triển báo cáo tương tác tại Việt Nam là một hướng đi đầy tiềm năng, bởi hiện tại chưa nhiều doanh nghiệp nghĩ đến việc ứng dụng hình thức sáng tạo này vào báo cáo thường niên của mình. Chúng tôi đã khảo sát hơn 20 doanh nghiệp Việt Nam, và trong số đó chỉ có 2 doanh nghiệp đã và đang xây dựng báo cáo tương tác. 90.9% số doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát (tương đương 20/22 doanh nghiệp) chưa triển khai báo cáo tương tác mà mới chỉ dừng lại ở báo cáo thường niên in ấn và điện tử định dạng PDF hoặc Flipbook.

Những năm gần đây, cuộc bình chọn Báo cáo thường niên của năm đã trở thành động lực khuyến khích các công ty lập báo cáo thường niên theo chuẩn mực quốc tế, đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà đầu tư nước ngoài. Các doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp báo cáo thường niên bằng bản cứng, thay vào đó hội động bình chọn sẽ chấm trên bản điện tử. Sự thay đổi này nhằm mục đích khuyến khích các doanh nghiệp hướng đến chuẩn mực phát triển bền vững, đồng thời cũng mong muốn các cổ đông được tiếp cận báo cáo thường niên nhanh hơn khi các doanh nghiệp thực hiện trên bản điện tử.

Cơ hội cho những doanh nghiệp dám đổi mới

Báo cáo tương tác mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp đang muốn bứt phá, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.

Nâng cao trải nghiệm người dùng

Báo cáo tương tác thân thiện và phù hợp với nhiều người xem hơn so với báo cáo truyền thống. Sự hấp dẫn về mặt hình ảnh, cách kể chuyện và sức hút cảm xúc của báo cáo tương tác đã được chứng minh qua việc người đọc dành nhiều thời gian hơn để tương tác với báo cáo và nghiền ngẫm nội dung được xây dựng cẩn thận của doanh nghiệp.

Thể hiện hình ảnh năng động đổi mới

Các báo cáo thường niên tương tác không chỉ tạo ấn tượng về một hình ảnh chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp truyền tải hình ảnh về một công ty định hướng dẫn đầu về công nghệ và kỹ thuật số. Bằng cách số hóa các báo cáo của mình, doanh nghiệp truyền tải sự quan trọng của trải nghiệm người dùng và tính cá nhân hóa trong việc truyền đạt thông tin. Không những thế, doanh nghiệp còn truyền đi một thông điệp quan trọng: Chúng tôi luôn tạo ra những các sản phẩm và dịch vụ mang tầm nhìn của tương lai.

Mở rộng phạm vi tiếp cận

Với nhu cầu của mình, các nhà phân tích tài chính, giới báo chí và các nhà cổ đông thường là đối tượng chính của các báo cáo tài chính và họ vốn đã quen với hình thức báo cáo truyền thông. Tuy nhiên việc ứng dụng định dạng kỹ thuật số giúp báo cáo tiếp cận với những nhóm khán giả khác như khách hàng, đối tác cung cấp hay nhân sự một cách dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể giải quyết nhu cầu của bất kỳ nhóm đối tượng nào thông qua giao diện tùy chỉnh.

Đo lường sức ảnh hưởng

Báo cáo tương tác cho phép doanh nghiệp theo dõi các số liệu về thời gian mà người dùng dành để xem các nội dung cụ thể trong báo cáo của doanh nghiệp cũng như những phần thông tin họ bỏ qua. Doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu này để tiếp tục cải thiện quá trình xây dựng nội dung cho các báo cáo trong tương lai nhằm phù hợp hơn với đối tượng mục tiêu.

Nâng cao thứ hạng tìm kiếm

Việc hiển thị báo cáo thường niên của doanh nghiệp bằng HTML thay vì PDF giúp nhân sự quản lý website kiểm soát tốt hơn. Mặc dù về mặt lý thuyết, các công cụ tìm kiếm có thể đọc các file PDF, nhưng điều này không phải lúc nào cũng hoạt động tốt trong thực tế. Khi người xem được điều hướng đến một báo cáo thường niên định dạng PDF với độ dài 200 trang của doanh nghiệp, họ có thể thấy ngần ngại vì độ dài của nó. Ngược lại nếu một báo cáo tương tác được đầu tư đúng mức sẽ tạo được sự thu hút hay điều hướng người đọc tới nhiều nội dung họ cần hơn vô hình chung sẽ giúp gia tăng thời gian khách hàng ở lại trên trang web của doanh nghiệp. Từ đó cũng giúp cải thiện thứ hạng tìm kiếm của website trên các công cụ tìm kiếm trực tuyến.

Mang lại lợi ích chi phí về lâu dài

Không thể phủ nhận rằng chi phí thiết kế báo cáo thường niên dạng tương tác giai đoạn đầu có thể rất tốn kém. CMS, tạo và nhập dữ liệu, phát triển mẫu báo cáo thường niên cũng như các cấu phần nội dung cần được lên định hướng rõ ràng và cân nhắc tính khả thi khi thực hiện.

Tuy nhiên, khi quá trình đầu tư cho quy trình này hoàn tất, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy lợi ích dài hạn của chúng. Cập nhật, bổ sung và tối ưu hóa nội dung trong CMS cho các báo cáo thường niên, báo cáo hàng quý và các kênh kỹ thuật số khác trở thành giải pháp thay thế tiết kiệm hơn nhiều so với việc in ấn tốn kém hàng năm.

Giảm thiểu tác động tới môi trường

Triển khai hình thức báo cáo tương tác giúp giảm số lượng in ấn báo cáo thường niên tốn kém mỗi năm, từ đó tiết kiệm được tài nguyên và giảm thiểu những tác động tiêu cực tới môi trường trong quá trình sản xuất. Nếu doanh nghiệp đang hướng tới phát triển bền vững, sản xuất báo cáo tương tác có thể là một khởi đầu tốt để đi đúng hướng.

Thách thức khi triển khai báo cáo tương tác

Khi được thực hiện tốt, các báo cáo thường niên tương tác có thể trở thành công cụ truyền thông rất hiệu quả. Tuy nhiên, không có ích gì khi số hóa các báo cáo chỉ vì các doanh nghiệp khác đều làm như vậy. Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần làm rõ những kỳ vọng của mình và lên kế hoạch thật cẩn thận để sẵn sàng đối mặt với những thách thức khi phát triển hình thức báo cáo này:

Phát triển nội dung ưu tiên kỹ thuật số

Những nội dung được sử dụng hiệu quả trong báo cáo thường niên in ấn thì chưa chắc đã là một lựa chọn đúng đắn khi xây dựng báo cáo tương tác. Người đọc trực tuyến có xu hướng đọc lướt (skimming) hơn là đọc nội dung đầy đủ. Bởi vậy, doanh nghiệp cần ưu tiên các cấu phần nội dung ngắn gọn, linh hoạt, hình ảnh bắt mắt và bố cục xúc tích hơn trong báo cáo tương tác.

Doanh nghiệp cần sẵn sàng về thời gian, chi phí và nhân lực

Doanh nghiệp bạn có đủ ngân sách, thời gian và có đội ngũ nhân sự đủ năng lực để vận hành dự án này thành công không? Nếu không, bây giờ có lẽ chưa phải là thời điểm thích hợp để phát triển báo cáo tương tác. Để xây dựng được báo cáo tương tác tốt, doanh nghiệp sẽ cần bắt đầu chuẩn bị từ trước rất nhiều tháng so với báo cáo in ấn truyền thống. Xây dựng nội dung, thiết kế microsite, coding, dùng thử và rà soát lỗi,... Rất nhiều công việc cần được hoàn thành trước khi công bố báo cáo tương tác xuất hiện trước công chúng và mọi nỗ lực của doanh nghiệp đều sẽ đổ bể nếu tiến độ sản xuất không kịp thời so với báo cáo in ấn theo luật pháp quy định.

Xem thêm Phần 2 tại bài viết sau: Báo cáo tương tác dành cho các công ty đại chúng - Phần 2