Báo cáo tương tác dành cho các công ty đại chúng - Phần 2

Trong bài viết kì trước, chúng tôi đã giúp bạn hiểu chi tiết về cụm từ "Báo cáo tương tác" vẫn còn chưa phổ biến tại Việt Nam. Bài viết lần này Beau Agency sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi: "Cần làm gì để bắt kịp xu hướng sử dụng báo cáo tương tác?" Hãy cùng chúng tôi khám phá các bước dưới đây!

 
Thách thức khi triển khai báo cáo tương tác

Khi được thực hiện tốt, các báo cáo thường niên tương tác có thể trở thành công cụ truyền thông rất hiệu quả. Tuy nhiên, không có ích gì khi số hóa các báo cáo chỉ vì các doanh nghiệp khác đều làm như vậy. Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần làm rõ những kỳ vọng của mình và lên kế hoạch thật cẩn thận để sẵn sàng đối mặt với những thách thức khi phát triển hình thức báo cáo này:

Phát triển nội dung ưu tiên kỹ thuật số

Những nội dung được sử dụng hiệu quả trong báo cáo thường niên in ấn thì chưa chắc đã là một lựa chọn đúng đắn khi xây dựng báo cáo tương tác. Người đọc trực tuyến có xu hướng đọc lướt (skimming) hơn là đọc nội dung đầy đủ. Bởi vậy, doanh nghiệp cần ưu tiên các cấu phần nội dung ngắn gọn, linh hoạt, hình ảnh bắt mắt và bố cục xúc tích hơn trong báo cáo tương tác.

Doanh nghiệp cần sẵn sàng về thời gian, chi phí và nhân lực

Doanh nghiệp bạn có đủ ngân sách, thời gian và có đội ngũ nhân sự đủ năng lực để vận hành dự án này thành công không? Nếu không, bây giờ có lẽ chưa phải là thời điểm thích hợp để phát triển báo cáo tương tác. Để xây dựng được báo cáo tương tác tốt, doanh nghiệp sẽ cần bắt đầu chuẩn bị từ trước rất nhiều tháng so với báo cáo in ấn truyền thống. Xây dựng nội dung, thiết kế microsite, coding, dùng thử và rà soát lỗi,... Rất nhiều công việc cần được hoàn thành trước khi công bố báo cáo tương tác xuất hiện trước công chúng và mọi nỗ lực của doanh nghiệp đều sẽ đổ bể nếu tiến độ sản xuất không kịp thời so với báo cáo in ấn theo luật pháp quy định.

Mời các bạn tìm hiểu Phần 1 tại đây: Báo cáo tương tác dành cho các công ty đại chúng - Phần 1

Triển khai báo cáo tương tác

Xây dựng nội dung báo cáo tương tác

Theo kết quả nghiên cứu từ báo cáo tương tác của 33 doanh nghiệp được khảo sát, chúng tôi nhận thấy các doanh nghiệp vẫn giữ những cấu phần nội dung quan trọng từ báo cáo in ấn bởi báo cáo thường niên cần giải quyết vấn đề truy xuất thông tin của những nhóm đối tượng khác nhau như cổ đông, đối tác, khách hàng, công chúng.

Các nội dung về thông điệp của CEO, tầm nhìn sứ mệnh của doanh nghiệp, chiến lược phát triển ngắn và dài hạn, quan hệ đầu tư, quản trị công ty, quản trị rủi ro là những nội dung cơ bản cần có theo báo cáo thường niên các doanh nghiệp công bố hằng năm bởi đây vừa là những nội dung do luật pháp yêu cầu, vừa là những nội dung thể hiện khả năng cạnh tranh, thế mạnh của mỗi doanh nghiệp đối với nhà đầu tư và đối tác so với những đối thủ khác.

Cấu phần nội dung về sự kiện và thuyết trình vật lý được số hoá, giúp doanh nghiệp gắn kết với khách hàng tốt hơn, bằng việc minh bạch hóa những thông tin nội bộ mà cổ đông, đối tác và khách hàng quan tâm. Nó cũng là một trong những điểm khiến báo cáo tương tác vượt trội so với hình thức báo cáo truyền thống vì ở báo cáo tương tác, doanh nghiệp có thể cung cấp các định dạng nội dung đa phương tiện như video, thu âm và thuyết minh cho những người xem không có điều kiện tham gia sự kiện.

Mục nội dung về phát triển bền vững và văn hóa - con người doanh nghiệp là xu hướng tất yếu mà tất cả các doanh nghiệp trên thế giới đều đang nỗ lực hưởng ứng bằng cách đưa ra những kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển đảm bảo sự bền vững và đem lại giá trị cho cộng đồng một cách lâu dài. Khi doanh nghiệp kinh doanh khai thác tài nguyên, sản xuất ảnh hưởng đến môi trường và đời sống của người lao động cũng như cộng đồng thì họ cần có những động thái thay đổi và sửa chữa tương xứng.

Phát triển tính năng hỗ trợ trong báo cáo tương tác

Theo kết quả nghiên cứu từ báo cáo tương tác của 33 doanh nghiệp được khảo sát, chúng tôi nhận thấy các doanh nghiệp đang phát triển 2 tính năng chính: biểu đồ tương tác và tìm kiếm thông tin.

Tỉ lệ % sử dụng các tính năng này trong báo cáo tương tác cụ thể như sau:

• 84.8% số báo cáo tương tác (tương đương 28/33 doanh nghiệp) sử dụng tính năng biểu đồ tương tác
• 84.8% số báo cáo tương tác (tương đương 28/33 doanh nghiệp) sử dụng tính năng tìm kiếm thông tin

Vì là công ty đại chúng nên tính năng biểu đồ tương tác vô cùng cần thiết trong các báo cáo tương tác của doanh nghiệp vì nó giúp thể hiện sinh động các loại số liệu trong báo cáo, giúp người xem dễ dàng truy xuất và so sánh các số liệu qua từng giai đoạn với nhau. Ngoài ra, tính năng tìm kiếm giúp người xem tìm kiếm nội dung theo nhu cầu và những nhóm đối tượng khác nhau như cổ đông, nhà đầu tư, đối tác, khách hàng tiềm năng và công chúng có thể tiếp cận nội dung mà họ quan tâm dễ dàng hơn, từ đó trải nghiệm xem báo cáo cũng được nâng cao hơn.

Ứng dụng nhiều phương tiện trong báo cáo tương tác

Việc sử dụng đa dạng các loại phương tiện trong báo cáo tương tác giúp cho báo cáo thể hiện các nội dung thông tin một cách thông minh, sáng tạo và tận dụng được những lợi thế về công nghệ số. Theo khảo sát của chúng tôi, tỉ lệ các phương tiện ứng dụng để làm báo cáo tương tác cụ thể như sau:

• 100% số báo cáo tương tác được khảo sát (tương đương 33/33 doanh nghiệp) được xây dựng trên nền tảng cơ bản như website/microsite.
• 81.8% số báo cáo tương tác được khảo sát (tương đương 27/33 doanh nghiệp) sử dụng ảnh động trong báo cáo tương tác. Với animation, báo cáo tương tác sẽ không còn nhàm chán, người xem có thể tương tác trực tiếp với báo cáo và animation sẽ làm tăng sự hấp dẫn, và khả năng thuyết phục người xem ở lại trang báo cáo lâu hơn.
• 60.6% số báo cáo tương tác được khảo sát (tương đương 20/33 doanh nghiệp) sử dụng video trong báo cáo tương tác. Video là phương tiện giúp báo cáo trở nên trực quan và sinh động hơn là những con số và nội dung tĩnh đơn thuần. Đặc biệt với hình thức video tương tác, trải nghiệm xem báo cáo thường niên sẽ được nâng lên một tầm cao mới, bởi người xem có thể tương tác trực tiếp với những nội dung mà doanh nghiệp đã xây dựng trong video. Không chỉ vậy, dựa vào số liệu tương tác thực tế, đội ngũ phát triển báo cáo còn có thể phát triển nội dung video mà người dùng hứng thú cho những năm tiếp theo.
• 51.5% số báo cáo tương tác được khảo sát (tương đương 17/33 doanh nghiệp) sử dụng webcast trong báo cáo của mình. Webcast là hình thức video hoặc livestream của các hội nghị, sự kiện diễn ra trực tiếp và có file video được đăng lên báo cáo tương tác của doanh nghiệp kèm theo nội dung và thuyết minh cho những đối tượng không thể xem hay tham gia trực tiếp vào sự kiện. Đây là một hình thức giúp doanh nghiệp minh bạch hóa thông tin của mình với công chúng.
• 9.1% số báo cáo tương tác được khảo sát (tương đương 3/33 doanh nghiệp) sử dụng podcast/audio trong báo cáo tương tác. Podcast/audio là một nội dung chưa được nhiều doanh nghiệp ứng dụng, song nó là một nội dung có tiềm năng mạnh mẽ vì thông qua podcast/audio, doanh nghiệp có thể truyền tải những kiến thức có ích tới những đối tượng quan tâm.

=> Công Nghệ Của Chúng Ta Đã Thực Sự Chạm Đến Cuộc Cách Mạng 4.0?

Kết luận

Thị trường Việt Nam đang là mảnh đất hứa thu hút rất nhiều nhà đầu tư nước ngoài. Việc xây dựng báo cáo tương tác là một hướng đi cạnh tranh đối với những doanh nghiệp muốn phát triển bền vững và minh bạch mọi thông tin về hoạt động của mình với đối tượng cổ đông, đối tác, khách hàng tiềm năng. Đồng thời, doanh nghiệp còn thể hiện được sự năng động đổi mới trong hoạt động và chiến lược của mình. Tuy nhiên, muốn xây dựng được báo cáo tương tác tốt và có hiệu quả, doanh nghiệp cần sẵn sàng về mặt thời gian, chi phí, có chiến lược đúng đắn và đặc biệt là đội ngũ nhân sự phát triển nhiều kinh nghiệm về tạo ra các trải nghiệm số hóa.