Làm thế nào để hợp tác hiệu quả với các Agency

Ngày nay việc hợp tác giữa các Doanh nghiệp và Agency ngày càng phổ biến. Với mong muốn các chiến lược truyền thông của mình đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp thường lựa chọn một Agency chuyên nghiệp để thực hiện cho mình những dự án đó. Tuy nhiên, không phải phi vụ hợp tác nào cũng đem lại hiệu quả cao nhất và cũng không phải mối quan hệ nào giữa Client với Agency cũng xuôi chèo mát mái. Có rất nhiều lý do cho việc thất bại của một dự án truyền thông trong đó phải kể đến việc Client không xác định rõ được vai trò cũng như công việc của mình trong dự án. Hiểu được điều đó, với kinh nghiệm nhiều năm làm việc cùng với rất nhiều Client từ lớn đến nhỏ, Beau Agency xin chia sẻ một vài lưu ý giúp các bạn hợp tác thuận lợi hơn với các Agency:

01. Xác định mục tiêu mà dự án của bạn muốn đạt được:

Chẳng có công việc gì được hoàn thành nếu bạn không có mục tiêu rõ ràng, đúng đắn. Hãy đi từ những mục tiêu tổng quát đến những mục tiêu chi tiết hơn, ngắn hạn hơn cho dự án của bạn. Để xác định được mục tiêu chính xác trong các dự án Marketing, hãy đặt ra cho mình một vài câu hỏi nhỏ:

• Mục tiêu chiến lược: Chiến dịch này đưa doanh nghiệp đến đâu? Chúng ta đang ở đâu, muốn đi đến đâu và làm cách nào để tới được đó?
• Tại sao chúng ta làm điều này: Nó có ý nghĩa gì với công ty? Nó phù hợp như thế nào với sứ mệnh mà chúng ta theo đuổi?
• Bối cảnh người tiêu dùng (Consumer Context): Những brief tốt được đóng khung bởi những trải nghiệm đúng trong hành trình của người tiêu dùng (customer experience & journey). Đây là điểm mà agency gặp những khó khăn trong quá trình làm việc và họ cần sự giúp đỡ từ client.
• KPI: Thước đo cho sự thành công, đặc biệt là đo lường những thay đổi trong hành vi và nhận thức của người tiêu dùng.
• Tạo “không gian mở” cho sự sáng tạo, bên trong những “giới hạn” cần thiết: điều này giúp agency hiểu rõ giới hạn của sự sáng tạo để biết được ý tưởng nào sẽ hiệu quả và có thể theo đuổi, ý tưởng nào không được tranh luận. Sẽ rất bình thường nếu có những ý tưởng sáng tạo khiến client suy nghĩ lại chiến lược của mình (đó là quyết định thông minh). Ngược lại, sẽ thật thiếu thông minh nếu cố gắng sử dụng một ý tưởng đột phá cho một chiến lược mờ nhạt.
• Tiếp cận những “chuyên gia” hàng đầu của client: đặc biệt là Trade Marketing, Sales và bộ phận R&D phát triển sản phẩm. Hãy để cho agency lắng nghe những khó khăn trực tiếp từ những người đó, bất cứ khi nào có thể.
• Insight, từ lớn đến nhỏ, từ sâu đến nông: Client cần cung cấp những insight, câu chuyện truyền cảm hứng cho những ý tưởng sáng tạo và đột phá.

02. Thời điểm nào kết thức dự án

Một dự án sẽ không thể kéo dài mãi dù có hiệu quả đến đâu. Chính vì thế, việc xác định rõ ràng thời gian kết thúc dự án là vô cùng cần thiết để thúc đẩy các dự án tiếp theo hoặc các hoạt động triển khai sau dự án đó. Việc không xác định rõ thời gian của từng giai đoạn sẽ khiến cho cả Agency và Client lan man, dễ bị sa đà vào những hoạt động không cần thiết, hiệu quả. Trong quá trình hoạch định thời gian đóng dự án, bạn cần tính đến khoảng thời gian dự phòng rủi ro để có thể chủ động hơn khi đối mặt với những sự kiện bất ngờ.

03. Xác định đội ngũ tham gia dự án và vai trò của từng người:

Rất nhiều Agency khó khăn trong việc giải quyết vấn đề với những Client có quá nhiều người tham gia dự án. Khi không có một đội ngũ hợp tác cụ thể với Agency, Client rất dễ xảy ra tình trạng người này đồng ý nhưng người kia không đồng ý, năm người mười ý sẽ không chỉ khiến dự án bị trì trệ mà còn khiến cho Agency không truyền tải được trọn vẹn thông điệp mà bạn muốn. Hãy xây dựng cho mình một đội dự án và làm rõ vai trò của từng thành viên: ai là người quyết định, ai là người góp ý, ai là người định hướng, …

Trong quá trình triển khai dự án, hãy đảm bảo rằng bạn nắm rõ được nhân sự chủ chốt của team Agency. Một vài Agency có thể show ra những nhân sự hàng đầu cho bạn trong các buổi pitching nhưng khi có được dự án, họ lại để cho các junior thực hiện. Điều này sẽ không đảm bảo được dự án của bạn được thực hiện một cách tốt nhất. Chính vì, hãy luôn quan tâm đến những nhân sự trong team làm việc với bạn hoặc đảm bảo rằng bạn luôn giữ liên lạc với người quản lý chất lượng phía Agency: họ có đang làm việc tốt không? Họ có thực sự có kinh nghiệm hay không? Họ có thực sự yêu thích sản phẩm của bạn hay không?…

04. Xác định rõ phạm vi của dự án:

Ngay từ đầu, hãy chắc rằng bạn hiểu mình cần gì từ Agency trong dự án lần này và Agency có thể cung cấp những gì cho bạn. Điều này giúp bạn rất nhiều trong việc xác định được khối lượng công việc cần thực hiện cũng như dự đoán được kế hoạch tiếp theo cho dự án.

Xem thêm: Đối mặt với Scope creep (vượt phạm vi dự án) P1 , Đối mặt với Scope creep (vượt phạm vi dự án) P2

Đơn cử như việc một Agency thiết kế Logo và bộ nhận diện thương hiệu sẽ đưa ra cho các bạn những định hướng về các quy chuẩn về mặt font chữ, màu sắc, triển khai trên bao nhiêu kênh…. Bao nhiêu kênh là từ khá chung chung có thể dẫn đến mâu thuẫn nếu không làm rõ.

05. Lên dự trù tài chính cho toàn bộ dự án:

Tùy vào đặc thù của từng dự án mà Client có thể đưa ra một khoản ngân sách dự trù phù hợp. Việc đưa ra ngân sách dự trù có thể dựa trên việc tham khảo ngân sách của các dự án tương đồng, chi phí cơ bản và dự trù rủi ro cũng như khả năng tài chính của doanh nghiệp. Việc đưa ra dự trù tài chính hợp lý và chính xác giúp bạn kiểm soát được tối đa những rủi ro tài chính có thể xảy ra ảnh hưởng đến dự án của mình.

06. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác phù hợp:

Tùy thuộc vào tính chất, quy mô của dự án để lựa chọn một đối tác phù hợp. Mỗi Agency sẽ có những thế mạnh riêng. Vì thế, bạn hãy tìm hiểu thật kỹ về thế mạnh của đối tác để có thể đưa ra một lựa chọn thông minh nhất. Đôi khi không phải Agency tên tuổi, hàng đầu mới có thể làm tốt dự án của bạn. Nếu dự án của bạn không quá lớn, chi phí không cao và không đòi hỏi quá lớn, hãy chọn một Agency thật sự phù hợp để có kết quả tốt nhất. Để đánh giá một Agency có phù hợp hay không, bạn có thể xét trên một vài khía cạnh như: Kinh nghiệm, đội ngũ nhân sự, khả năng sáng tạo, chất lượng sản phẩm đã có, quy trình sản xuất và chi phí sản xuất.

=> Creative Agency Model - Khám phá các mô hình Agency sáng tạo mới

08. Thống nhất phương thức hợp tác:

Ngay sau khi lựa chọn được Agency phù hợp, Client chính thức bắt đầu hợp tác cùng nhau. Ngay từ đầu, Client cần cùng với Agency thống nhất được quy trình sản xuất, deadline của từng giai đoạn, các điều khoản của hợp đồng. Những vấn đề này càng được thống nhất rõ ràng bao nhiêu thì việc hợp tác càng thuận lợi bấy nhiêu bởi lẽ cả hai bên đã hiểu được vai trò của mình trong dự án.

09. Chia sẻ, hợp tác và tin tưởng:

Trong suốt quá trình hợp tác, điều mà cả Client và Agency cần đề cao là sự hợp tác, chia sẻ và tin tưởng lẫn nhau. Dự án sẽ chẳng đi đến đâu nếu cả hai bên không chịu chia sẻ thẳng thắn những vấn đề đang có dù lờ mờ hay giấu giếm những điều không tốt đang xảy ra. Sự nhiệt tình trong việc chia sẻ dữ liệu tạo nên sự hiệu quả cho Client. Nó đòi hỏi sự nỗ lực từ Client trong việc chuẩn bị thông tin và Agency phải tiếp cận với sự trân trọng, với sự thấu hiểu trách nhiệm với các thông tin nhạy cảm. Theo kinh nghiệm của tôi, điều này đáng giá cho cả hai bên. Agency rất cần những nghiên cứu thị trường hay những chia sẻ chân thật từ Client để có cơ sở suy nghĩ hoặc đánh giá hiệu quả của ý tưởng.

10. Những khó khăn thường gặp khi làm việc giữa Client và Agency:

Một trong những khó khăn khi Agency làm việc với các Client là vấn đề truyền đạt. Chính vì thế, Client cần thẳng thắn và chắc chắn khi đưa ra những feedback của mình. Trong quá trình làm việc, bạn cần tránh thay đổi ý kiến quá nhiều lần hay đưa ra những ý kiến không rõ ràng. Sự mập mờ, thiếu thẳng thắng là điều Agency sợ nhất ở Client. Nhiều client chỉ vì muốn “dĩ hoà vi quý” với agency mà cứ ậm ờ giữ lại định hướng này, sửa lại định hướng kia trong khi biết rõ sẽ không bao giờ lựa chọn chúng. Đây là điều tệ nhất. Một nhát chém bỏ đi ngay những ý tưởng yếu kém sẽ giúp cho việc suy nghĩ phần còn lại của chiến dịch tốt hơn rất nhiều. Không nên để cho agency nuôi hy vọng nếu client biết rõ proposal đó không thể trở nên tốt hơn.

Đôi khi góc độ nhìn nhận của người làm sáng tạo và khách hàng là khác nhau. Client cần đứng trên nhiều vị trí để nhìn nhận sản phẩm một cách khách quan hơn.

11. Đánh giá hiệu quả dự án:

Sau khi kết thúc dự án, Agency và Client cần ngồi lại với nhau để đánh giá hiệu quả của dự án đó. Dự án đã đạt được mục tiêu đề ra hay chưa? Nếu chưa thì đáp ứng bao nhiêu %, điều gì chưa đạt được và nguyên nhân đến từ đâu? Đây là cơ sở cho những mối hợp tác lâu dài giữa Client và Agency.

Cuối cùng, để việc hợp tác giữa Agency và Client hiệu quả nhất, luôn cần sự chủ động và chia sẻ từ cả hai bên. Trên đây là một vài chia sẻ nhỏ được Beau Agency chúng tôi rút ra trong quá trình làm việc với rất nhiều Client lớn, nhỏ. Chính vì thế, những chia sẻ của bài viết chỉ dừng lại ở góc nhìn của Agency chúng tôi, không mang tính áp đặt. Hi vọng với những chia sẻ này, việc hợp tác giữa bạn và các Agency sẽ luôn hiệu quả, thuận lợi.