Đối mặt với Scope creep (vượt phạm vi dự án) P1

25 Th6, 2018 UI&UX

Thuật ngữ Scope creep có thể gây ra sự sợ hãi trong lòng người quản lý dự án, chủ doanh nghiệp, và thậm chí cả khách hàng. Biết làm thế nào để ngăn chặn creep phạm vi có thể làm cho sự khác biệt giữa một dự án có lợi nhuận và một sự mất mát kinh doanh.

Vượt phạm vi dự án?

Cả khi làm việc như một Freelancer hay trong những Agency, tôi đều có trách nhiệm phải đảm bảo tất cả dự án chạy trên một đường ray chuẩn xác nhất. Và những khi ấy việc vượt phạm vi dự án trở thành một trong những kẻ thù đáng sợ nhất.

Tôi chắc chắn rằng bạn đã ít nhất một lần trải qua những dự án không thể kiểm soát được. Đó là khi các tính năng, sản phẩm hoặc kỳ vọng được thêm vào dự án mà không có ngân sách, thời gian hay nguồn lực để kiểm soát chúng.

Việc dự án bị vượt khỏi phạm vi chẳng khác nào một ống nước rò rỉ. Một vài giọt không phải là một vấn đề lớn nhưng khi nó tích tụ lại mỗi ngày, mỗi tuần và thậm chí cả tháng sẽ trở thành một điều tồi tệ.

Cùng với sự quản lý kém, Scope creep có thể biến thành sự tổn thất lợi nhuận, phá hỏng mối quan hệ với khách hàng và có thể làm mất tinh thần, động lực của các thành viên trong nhóm của bạn.

Và nói từ kinh nghiệm cá nhân, đối phó với sự vượt quá phạm vi sau khi thực tế là một trong những cơn ác mộng lớn nhất của quản lý dự án. Nó giống như bị mắc kẹt khi đâm vào giữa một lũ quạ quỷ dữ.

Từ kinh nghiệm cá nhân, đối phó với sự vượt quá phạm vi của dự án là một trong những cơn ác mộng của người quản lý dự án. Công việc của người quản lý dự án là làm cho khách hàng hài lòng, giữ nhiệt cho team của bạn, đảm bảo dự án luôn đúng thời gian, ngân sách và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Và thật sự rất khó để dung hòa được tất cả. Tuy nhiên, dù khó khăn đến thế nào thì việc kiểm soát sự vượt quá phạm vi cũng là trách nhiệm quan trọng nhất của PM.

Vì vậy, làm thế nào để bạn có thể ngăn chặn việc dự án vượt ngoài phạm vi và tầm kiểm soát?

Hiểu được mục tiêu của khách hàng

Trước khi bắt đầu một dự án, bạn cần phải xác định rõ những gì khách hàng muốn, nhu cầu và mong muốn của cả hai bên cần đạt được trong dự án này. Để làm được điều đó, bạn cần một buổi gặp gỡ trực tiếp giữa khách hàng và những thành viên chủ chốt trong team của bạn. Trong buổi gặp gỡ đó, bạn cần thu thập nhiều thông tin nhất có thể: Mong muốn của khách hàng, đặc trưng sản phẩm, sứ mệnh của doanh nghiệp, thời gian triển khai dự án, ngân sách cho dự án, … Bằng cách này, bạn có thể có một đầu vào tốt nhất để lên kế hoạch sơ bộ về các tính năng, giao diện thiết kế thậm chí là đưa ra một bản thiết kế demo. Khi nhận được sự đồng ý của các thành viên, bạn có thể đưa ra một bản kế hoạch chi tiết hơn về các khía cạnh và quản lý dễ dàng hơn.

Chia các dự án lớn thành các dự án nhỏ

Những miếng bánh nhỏ, có kích cỡ vừa ăn sẽ an toàn và ngon hơn. Dự án của bạn cũng vậy. Một dự án nhỏ bao giờ cũng đơn giản và dễ dàng xác định phạm vi hơn trong việc kiểm soát trong khi các dự án lớn bao giờ cũng khó kiểm soát hơn. Chính vì vậy, bạn hoàn toàn có thể chia nhỏ dự án của bạn nếu nó quá lớn và chia nhỏ ngân sách cho các dự án riêng biệt đó. Khi giai đoạn đầu tiên của dự án kết thúc, bạn có thể đánh giá lại để thay đổi và bổ sung cho giai đoạn tiếp theo. Điều này cho phép bạn điều chỉnh dự án mà không ảnh hưởng đến tổng thể.

Làm rõ dự án và trách nhiệm của các thành viên tham gia

Khi bạn hiểu được nhu cầu của khách hàng và những gì bạn sẽ mang đến cho họ, việc của bạn là truyền đạt lại điều đó với nhóm của bạn. Người quản lý lúc này đóng vai trò người liên lạc giữa khách hàng và đội ngũ doanh nghiệp đảm bảo các bên hiểu được nhau sâu nhất. Bạn phải chắc rằng không có sự mơ hồ về thời gian, công việc, trách nhiệm và chi phí để giảm thiểu tối đa những xung đột không đáng có – một trong những nguyên nhân khiến dự án vượt quá phạm vi dự kiến.

Để ngăn chặn Scope creep của dự án, tất cả phải được làm rõ ngay từ những bước đầu tiên. Có thể ban đầu bạn sẽ cảm thấy khó khăn để làm được tất cả mọi thứ, nhưng nó thực sự sẽ đem lại cho bạn sự thuận tiện sau này. Đơn giản như khi khách hàng yêu cầu gửi 4 phiên bản thiết kế logo khi ngân sách quy định rõ chỉ có thể là hai phiên bản. Như vậy, với việc cụ thể hóa ngay từ khâu đầu tiên, bạn đã tránh được việc dự án vượt quá phạm vi về số lượng phiên bản thiết kế.

Và tất nhiên khách hàng cũng sẽ đánh giá cao điều này. Nếu họ cảm thấy họ hiểu chính xác những gì sẽ xảy ra, họ sẽ tin tưởng ý kiến của bạn hơn

Và khách hàng cũng đánh giá cao điều này. Nếu họ cảm thấy họ hiểu chính xác những gì sẽ xảy ra, nó sẽ cho họ sự tự tin để tin tưởng ý kiến của bạn và kiểm soát tốt hơn dự án của họ. Nhờ đó, các email không đáng có hay những cuộc gọi giận dữ yêu cầu công việc cũng sẽ được giảm thiểu tối đa.

Một vài gợi ý khác:

Hãy gửi thông tin đến từng cá nhân bằng cách trực tiếp như gọi điện, Skype, … để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu về dự án đó. Không phải ai cũng đọc và hiểu những tài liệu chi tiết của bạn. Chính vì thế hãy chỉ ra cho họ những điểm cốt yếu để chắc rằng điều bạn hiểu và họ hiểu là giống nhau.

Xem thêm tại: Đối mặt với Scope creep (vượt phạm vi dự án) P2

Theo Jennifer Faulkner trên Proposify, July 18, 2017

Đăng ký
nhận tin tức.