Đối mặt với Scope creep (vượt phạm vi dự án) P1

Thuật ngữ Scope creep có thể gây ra sự sợ hãi trong lòng người quản lý dự án, chủ doanh nghiệp, và thậm chí cả khách hàng. Biết làm thế nào để ngăn chặn creep phạm vi có thể làm cho sự khác biệt giữa một dự án có lợi nhuận và một sự mất mát kinh doanh.

Vượt phạm vi dự án?

Nếu bạn từng phải quản lý dự án, tôi chắc bạn đã nghe thấy thuật ngữ này nhiều hơn một lần. Đó là khi các tính năng, sản phẩm hoặc kỳ vọng dần được thêm vào dự án mà không có ngân sách, thời gian hay nguồn lực để kiểm soát chúng.

Việc dự án bị vượt khỏi phạm vi chẳng khác nào một ống nước rò rỉ. Một vài giọt không phải là một vấn đề lớn nhưng khi nó tích tụ lại mỗi ngày, mỗi tuần và thậm chí cả tháng sẽ trở thành một điều tồi tệ. Nếu quản lý kém, vượt phảm vi dự án có thể thành tổn thất lợi nhuận, phá hỏng mối quan hệ với khách hàng và có thể làm mất tinh thần, động lực của các thành viên trong nhóm của bạn.

Và nói từ kinh nghiệm cá nhân, đối phó với việc dự án vượt quá phạm vi là một trong những cơn ác mộng của người làm quản lý. Công việc của người quản lý dự án là làm cho khách hàng hài lòng, giữ nhiệt cho team của bạn, đảm bảo dự án luôn đúng thời gian, ngân sách và mục tiêu kinh doanh. Và thật sự nó rất khó để dung hòa. Tuy nhiên, dù khó khăn đến thế nào thì việc kiểm soát sự vượt quá phạm vi cũng là trách nhiệm quan trọng nhất của quản lý dự án.

Vì vậy, làm thế nào để bạn có thể ngăn chặn việc dự án vượt ngoài phạm vi và tầm kiểm soát?

Nguyên nhân dẫn tới vượt phạm vi dự án?

Xem thêm: Xây dựng chiến lược website tập đoàn nhằm đạt được mục tiêu trong ngắn và dài hạn

Dưới đây là 8 nguyên nhân phổ biến gây ra vượt phạm vi dự án, hãy cẩn thận:

• Không làm rõ và quản lý mục tiêu và kỳ vọng của khách hàng với dự án
• Không tiến hành dự án nhanh gọn
• Không xác định được phạm vi dự án ngay từ đầu
• Không rõ ràng về trách nhiệm và nghĩa vụ của bản thân và khách hàng với dự án
• Không có kế hoạch dự trù
• Không văn bản hoá công việc
• Không sử dụng phầm mềm quản lý dự án
• Không theo dõi nhân lực và upselling
• Không trao đổi rõ với khách hàng về cách xử lý yêu cầu sửa đổi

Làm sao để ngăn việc vượt phạm vi dự án?

Hiểu được mục tiêu của khách hàng

Trước khi bắt đầu một dự án, bạn cần phải xác định rõ những gì khách hàng muốn, nhu cầu và mong muốn của cả hai bên cần đạt được trong dự án này. Để làm được điều đó, bạn cần một buổi gặp gỡ trực tiếp giữa khách hàng và những thành viên chủ chốt trong team của bạn. Trong buổi gặp gỡ đó, bạn cần thu thập nhiều thông tin nhất có thể: Mong muốn của khách hàng, đặc trưng sản phẩm, sứ mệnh của doanh nghiệp, thời gian triển khai dự án, ngân sách cho dự án,… Bằng cách này, bạn có thể có một đầu vào tốt nhất để lên kế hoạch sơ bộ về các tính năng, giao diện thiết kế thậm chí là đưa ra một bản thiết kế demo. Khi nhận được sự đồng ý của các thành viên, bạn có thể đưa ra một bản kế hoạch chi tiết hơn về các khía cạnh và quản lý dễ dàng hơn.

Chia các dự án lớn thành các dự án nhỏ

Một trong những nguyên nhân phổ biến của vượt phạm vi dự án là cắn nhiều hơn những gì bạn có thể nhai, những miếng bánh nhỏ, có kích cỡ vừa ăn sẽ an toàn và ngon hơn. Dự án của bạn cũng vậy. Một dự án nhỏ bao giờ cũng đơn giản và dễ dàng hơn để xác định và quản lý. Ngược lại, trong khi một dự án lớn điều này sẽ khó hơn, đồng nghĩa có nhiều khả năng phát sinh vấn đề hơn. Chính vì vậy, bạn nên chia nhỏ dự án của bạn thành các giai đoạn, cùng với đó chia ngân sách cho từng giai đoạn riêng biệt đó. Khi giai đoạn đầu tiên kết thúc, bạn đánh giá lại để sửa đổi và bổ sung cho giai đoạn tiếp theo.

Để đội ngũ của bạn tham gia khi xác định phạm vi dự án

=> Cẩm nang cho CEO: Cách tránh 10 cạm bẫy làm chậm quá trình chuyển đổi số

Khi đã biết phải làm gì, bạn cần chắc chắn rằng bạn hiểu cách thức và thời gian tiến hành. Tôi đã tạo thói quen hỏi ý kiến các thành viên trong nhóm trước khi hoàn thiện quy trình, phân bổ và ngân sách cho dự án. Không ai hiểu rõ công việc họ làm bằng chính họ. vậy nên hỏi ý kiến họ là cần thiết. Nhưng thật ngạc nhiên khi những quản lý dự án, sale hay account lại vội vàng hứa hẹn với khách hàng, đưa ra giả định về dự án mà không hỏi qua người có chuyên môn. 

Với kinh nghiệm, việc ước tính công việc trong dự án trở nên dễ dàng hơn nhưng tôi vẫn luôn muốn tham khảo ý kiến của những designer, developer hay copywriter trong team của tôi. Bởi nó hoàn toàn có khả năng có những việc tôi nghĩ là đơn giản nhưng thực tế nó lại mất một đống thời gian và chi phí. Hoặc đôi khi, các thành viên có góc nhìn mà tôi không có. Những thứ mà có thể làm phức tạp hoặc đơn giản dự án nhưng luôn cần được tính trước.
 

Làm rõ dự án và trách nhiệm của các thành viên tham gia

Khi bạn hiểu được nhu cầu của khách hàng và những gì bạn sẽ mang đến cho họ, việc của bạn là truyền đạt lại điều đó với team của bạn. Người quản lý lúc này đóng vai trò người liên lạc giữa khách hàng và đội ngũ doanh nghiệp đảm bảo các bên hiểu được nhau sâu nhất. Bạn phải chắc rằng không có sự mơ hồ về thời gian, công việc, trách nhiệm và chi phí để giảm thiểu tối đa những xung đột không đáng có – một trong những nguyên nhân khiến dự án vượt quá phạm vi dự kiến.

Để ngăn chặn vượt phạm vi dụ án, tất cả phải được làm rõ ngay từ những bước đầu tiên. Có thể ban đầu bạn sẽ cảm thấy khó khăn để làm rõ tất cả mọi thứ, nhưng nó thực sự sẽ đem lại cho bạn sự thuận tiện sau này. Đơn giản như khi khách hàng yêu cầu gửi 4 phiên bản thiết kế logo khi ngân sách quy định rõ chỉ có thể là 2 bản. Như vậy, với việc cụ thể hóa ngay từ khâu đầu tiên, bạn đã tránh được việc dự án vượt quá phạm vi về số lượng phiên bản thiết kế.

Và tất nhiên khách hàng cũng sẽ đánh giá cao điều này. Nếu họ được biết chính xác những gì sẽ được tiến hành, họ sẽ tin tưởng ý kiến của bạn hơn. Nhờ đó, các email, cuộc gọi giận dữ về tiến độ công việc sẽ không còn nữa.

Và khách hàng cũng đánh giá cao điều này. Nếu họ cảm thấy họ hiểu chính xác những gì sẽ xảy ra, nó sẽ cho họ sự tự tin để tin tưởng ý kiến của bạn và kiểm soát tốt hơn dự án của họ. Nhờ đó, các email không đáng có hay những cuộc gọi giận dữ yêu cầu công việc cũng sẽ được giảm thiểu tối đa.

Một vài gợi ý khác:

Cung cấp thông tin khái quát về dự án, trực tiếp hoặc ít nhất là qua cuộc gọi. Đừng gửi cho họ cả một bản tài liệu đầy chữ rồi để họ tự muốn hiểu như thế nào thì hiểu. Trình bày chúng với họ để cả hai được rõ ràng và hiểu thấu đáo những gì có trong dự án.

Có kể hoạch dự trù

Cuộc đời bấp bênh, không thể biết trước, và khách hàng cũng có thể như vậy. Phạm vi của dự án có thể thay đổi ngay cả khi bạn đã tính toán kỹ, vậy nên bạn cần rất rõ ràng với khách hàng về kế hoạch dự trù cho những vấn đề có thể phát sinh. Làm rõ cách những đề nghị sửa đổi sẽ được thực hiện, ai chịu trách nhiệm và cách chúng ảnh hưởng tới ngân sách và timeline dự án. Làm rõ những vấn đề này ngay từ đầu, giữ cho kỳ vọng của khách hàng cùng dự án tập trung vào mục tiêu. Nếu khách hàng hiểu đúng về ảnh hưởng của việc sửa đổi hay bổ sung vào dự án thì họ cũng sẽ cân nhắc hơn trong việc đưa ra yêu cầu.

Ký kết hợp đồng

Khi đã lên đầy đủ kế hoạch, trao đổi rõ với khách hàng, điều tiếp theo là làm hợp đồng. Chúng ta cần một hợp đồng rõ ràng được ký bởi cả hai bên, để xác định rõ những vai trò, trách nhiệm cũng như những vấn đề pháp lý có thể có. Làm việc mà không có hợp đồng tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ, vượt phạm vi dự án cũng là một trong số ấy.

Quan sát team của bạn

Công bằng mà nói, chúng ta không thể đổ mọi lỗi lầm cho khách hàng. Bạn hẳn đã từng làm việc trong vài dự án, nơi mà có ai đó trong team bay hơi quá, gây ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ dự án.

Tôi từng làm việc với một giám đốc nghệ thuật và gần như đã phải ở cạnh anh ấy mọi lúc để đảm bảo anh ấy chỉ làm những thứ mà tôi giao. Như một lần phải thiết kế lại một bao bì sản phẩm, chỉ vì anh ấy thấy logo của khách hàng xấu mà anh ấy dành 20h để thiết kế lại nó, trong khi tôi không hề hay biết. Vấn đề là nếu anh ấy báo trước và giải thích với tôi nguyên nhân mà nó cần sửa đổi hay kéo dài tôi sẽ có thể quản lý dự án tốt hơn, cũng như có thể đàm phán với khách hàng về thời gian, chi phí trước khi đi vào thực hiện. Nhưng khi nó diễn ra khi người quan lý không hay biết, nó sẽ kéo dài dự án, thậm chí chậm deadline, trong khi không hề được trả thêm phí.

Hãy đảm bảo thành viên trong nhóm của bạn ước tính thời gian thực thi chính xác nhất có thể, thường xuyên trao đổi với các thành viên về tiến độ, đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng, cũng như sẵn sàng nếu có phát sinh vấn đề.

Xem thêm: Đối mặt với Scope creep (vượt phạm vi dự án)  P2

Kết

Vượt phạm vi dự án luôn là mối đe doạ, nó luôn có khả năng xảy ra dù bạn đã tính toán rất kỹ. Có vô số lý do để phải sửa đổi dự án, và không phải lần sửa đổi nào cũng là không tốt. Chúng sẽ tốt hơn cho dự án nếu nó hợp lý và bạn có kế hoạch để đối phó với vấn đề phát sinh. Phương pháp ứng phó với thay đổi phạm vi dự án nên là một phần của kế hoạch ban đầu. Cuối cùng, nó sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn, cùng với khách hàng, dự án.

Theo Jennifer Faulkner trên Proposify, July 18, 2017