Kỹ năng quan sát (Observation) hiệu quả dành cho IT Business Analyst

Việc quan sát cũng là một cách để BA có thể khai thác những thông tin về một hệ thống hay thói quen của người dùng, làm tiền đề để phát triển dự án sau này. Việc quan sát một cách hiệu quả sẽ giúp cho BA có được một góc nhìn toán diện và chính xác nhất, qua đó đưa ra được những giải pháp cải thiện vấn đề cũng như tìm ra được cơ hội mới cho stakeholders. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về kỹ năng quan sát của một BA.

Kỹ năng quan sát (observation) được ứng dụng thế nào?

Kỹ năng quan sát là một kỹ năng cơ bản của BA trong quá trình thu thập và làm rõ thông tin, nhất là khi những thông tin trực tiếp liên quan đến vận hành của một doanh nghiệp. Bằng việc quan sát các yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai dự án, BA có thể thu thập thông tin hiệu quả hơn và tránh rơi vào trường hợp thu thập thông tin chỉ dựa vào cảm tính hoặc lời nói thiếu chính xác.

Quan sát giúp BA nhận biết được những vấn đề cũng như cơ hội tiềm ẩn, hiểu rõ hơn về bối cảnh nghiệp vụ và xác minh thông tin được cung cấp qua các phương pháp khác như phỏng vấn hay khảo sát. Tuy là một phương thức hiệu quả,những việc quan sát có thể sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí hơn so với những phương pháp khác nếu không được thực hiện đúng cách. Do đó BA cần rèn luyện kỹ năng quan sát một cách có hệ thống, biết lựa chọn thời điểm, đối tượng và mục tiêu quan sát rõ ràng để tối ưu hóa hiệu quả.

Đọc thêm: IT Business Analyst nhập môn – Giới thiệu chung về nghề IT Business Analyst

Các kỹ năng quan sát cơ bản

Khi quan sát để tìm kiếm về một vấn đề cần giải quyết hay một cơ hội để hỗ trợ doanh nghiệp cũng như người dùng cuối, BA cần trang bị cho mình những kỹ năng quan sát hiệu quả trong từng bối cảnh khác nhau. Điều này sẽ giúp cho BA thu thập thông tin hiệu quả nhất trong từng trường hợp và mục đích cụ thể. Một số những kỹ năng quan sát cơ bản dành cho BA có thể kể đến như:

Simple Observation – Quan sát cơ bản

Việc quan sát bình thường sẽ chỉ bao gồm việc ngồi xuống với người cần quan sát và ghi chép về quá trình hoạt động của người đó. Đây là cách làm đơn giản và tiết kiệm nhất, giúp BA có được những thông tin cơ bản cần thiết.

Structure Observation – Quan sát có hệ thống

Cũng giống như việc quan sát bình thường nhưng thay vì quan sát và ghi chép một cách thụ động, việc quan sát lần này có thể đi kèm một checklist về những đầu việc hay những vấn đề cụ thể. Cách làm này sẽ giúp cho BA có được sự chủ động trong việc tìm kiếm vấn đề hoặc ý tưởng khi quan sát.

Shadowing – Đi kèm để quan sát

Trong phương pháp này, BA sẽ đi kèm với người cần quan sát để trực tiếp theo dõi và ghi chép lại quá trình làm việc hoặc sử dụng hệ thống, đồng thời BA có thể hỏi về việc người đó hướng dẫn để BA làm cùng, tạo cơ hội cho việc tìm ra những vấn đề hay cơ hội để cải thiện trong dự án.

Protocol Analysis – Quan sát đi kèm phân tích

BA sẽ thu thập thông tin mà người được quan sát nói ra trong quá trình họ làm việc hay trong quá trình sử dụng phần mềm.  Sau đó BA sẽ phân tích để hiểu được luồng tư duy của người đang thực hiện tác vụ, từ đó đề xuất nhưng cải tiến phù hợp hay những chỉnh sửa để hỗ trợ người dùng.

Ethnographic Study – Quan sát theo hướng hòa nhập

BA sẽ vào một tổ chức và hòa nhập vào chính văn hóa của một tổ chức hay một cộng đồng cụ thể để hiểu điều gì được coi là bình thường trong suy nghĩ của mọi người, những quy trình nào được coi là quan trọng và những quy trình nào được coi là không quan trọng. Từ đó, BA sẽ có cho mình một góc nhìn chính xác nhất từ các stakeholders khi đưa ra giải pháp.

Những lưu ý khi quan sát và thu thập thông tin

Việc quan sát không chỉ đơn thuần là nhìn và ghi chép. Đôi khi, chính sự thiếu suy nghĩ trong quá trình quan sát khiến cho những thông tin nhận được trở nên vô giá trị. Khi quan sát và thu thập thông tin, có một số lưu ý mà BA cần hiểu để tránh thu thập thông tin không chính xác:

• Hiệu ứng Heisenberg: Trong một số trường hợp, kết quả quan sát được sẽ bị ảnh hưởng bởi sự có mặt của người quan sát. Khi BA hiện diện trong một buổi làm việc thông thường, nhân viên có thể thay đổi cách làm việc theo hướng “chuyên nghiệp” hơn, không phản ánh đúng thực tế vận hành. Do đó, BA cần kết hợp với nhiều nguồn để kiểm chứng chéo thông tin.
• Người quan sát làm gián đoạn quy trình kinh doanh thông thường: Sự hiện diện của BA có thể vô tình gây xáo trộn hoạt động vận hành. Điều này dẫn đến thông tin thu thập được không phản ánh đúng nhịp độ, hành vi và vấn đề thực tế. BA cân sắp xếp lịch quan sát vào thời điểm ít bị ảnh hưởng nhất, và đảm bảo người được quan sát hiểu mục tiêu.

• Đánh giá sai khi không quan sát trực tiếp: Việc chỉ dựa vào lời kể hoặc báo cáo thứ cấp có thể dẫn đến nhận định sai lệch về hoạt động thực tế. Nếu không thể quan sát trực tiếp, BA nên kết hợp phỏng vấn chéo giữa nhiều đối tượng, sử dụng kịch bản mô phỏng howjav xem lại dữ liệu hệ thống.
• Việc sử dụng hệ thống có thể không rơi vào một ngày hoạt động thông thường: Nếu BA quan sát vào ngày có yếu tố khác so với ngày thường như ngày cuối tháng hay ngày nghỉ lễ, hoạt động có thể không diễn ra một cách bình thường như các ngày khác trong năm. Do đó, BA nên chọn nhiều thời điểm khác nhau trong tuần hoặc năm để có góc nhìn đầy đủ về vấn đề cần giải quyết.

Đọc thêm: Các mô hình (framework) hữu ích trong quá trình phát triển phần mềm dành cho IT Business Analyst

Kết

Việc quan sát sẽ trở nên có hiệu quả khi BA dành thời gian để trau dồi kỹ năng của mình. Với những kỹ năng và kinh nghiệm trong bài viết vừa rồi, BA có thể nhìn rõ những yếu tố quan trọng trong quá trình quan sát để thu thập thông tin, cùng với đó tránh được những lỗi sai cơ bản để có được lượng thông tin giá trị phục vụ cho việc phân tích sau này.