15 trường hợp nên sử dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Các chủ doanh nghiệp ngày nay khó có thể chưa từng nghe tới hệ thống ERP - hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này đem đến một cơ sở dữ liệu thống nhất và các ứng dụng tập hợp hoạt động tài chính, chuỗi cung ứng, nguồn nhân lực, dịch vụ khách hàng, và các quy trình kinh doanh khác.

Việc triển khai hệ thống ERP thường đem tới lợi ích đầu tư nhanh chóng thông qua hiểu biết sâu sắc và hiệu quả để đạt được mục tiêu tối ưu quy trình với chi phí cho doanh nghiệp.

Nhưng, chính xác thì các công ty có thể sử dụng hệ thống ERP và các module vào các trường hợp nào? Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về 15 trường hợp phổ biến để sử dụng hệ thống ERP và cách chúng hỗ trợ doanh nghiệp ở các khía cạnh khác nhau.

1. Quản lý hàng tồn kho

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp vận hành dựa trên các bảng tính và đếm kiểm bằng tay hằng ngày để theo dõi mức tồn kho hiện tại. Đó chắc sẽ là một cơn ác mộng. Nhân viên kho hàng khó có thể tự tin vào dữ liệu đếm tay, và sản phẩm thì thường xuyên hết hàng vì công ty chỉ đặt thêm khi thấy kho gần trống. Điều này tạo nên một quy trình chậm và không hiệu quả vì các khó khăn trong việc tìm kiếm các sản phẩm.

Giờ thì, khi nhà bán lẻ bổ sung một module quản lý hàng tồn kho, mọi chuyện sẽ khác hẳn. Họ có thể dễ dàng theo dõi mức hàng trong kho theo thời gian thực và các cập nhật về đơn hàng đang đến kho. Mỗi sáng, người quản lý có thể so sánh lượng hàng tồn với số lượng bán ra để xác định có cần đặt thêm không. Ngoài ra, kho hàng có thể thực hiện nhiều đơn đặt từ khách mỗi ngày hơn vì ứng dụng quản lý cho biết chính xác vị trí của tất cả các sản phẩm.

2. Quản lý mua hàng

Các nhà sản xuất thường mất rất nhiều thời gian tìm nhà cung cấp và so sánh các báo giá về nguyên liệu để tạo ra sản phẩm. Nhân viên sẽ phải đi qua một quy trình dài hơi về tìm báo giá, so sánh, chọn ra nhà cung cấp, rồi mới đặt mua. Họ còn có thể quên cập nhật danh sách nhà cung cấp và thông tin liên lạc, dẫn đến quy trình còn chậm hơn.

Sau khi đầu tư vào một hệ thống quản lý mua hàng, nhà sản xuất có thể yêu cầu báo giá nhiều hơn, lưu trữ dữ liệu vào một chỗ và gửi đơn mua chỉ trong vài bước, tiết kiệm rất nhiều thời gian. Module sẽ lưu trữ danh sách các nhà cung cấp và cho phép theo dõi tình trạng để mua hàng hiệu quả nhất.

3. Quản lý Sales và Marketing

Công việc tạo báo giá và đơn đặt hàng có thể rất tốn thời gian. Nhân viên sales có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng có thể tái mua. Doanh nghiệp thì khó tiếp cận đối tượng tiềm năng vì không thể quản lý email, thông tin liên lạc, và quảng cáo digital.

Với hệ thống ERP dành cho sales và marketing, nhân viên sales có thể biến báo giáo thành đơn đặt hàng trong vài phút, sau đó guiwr hoá đơn tạo bởi hệ thống cho khách hàng. Nhóm tiếp thị có thể biết chính xác khách hàng đang ở đâu trong quy trình bán. Doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng qua email, quảng cáo,... để tăng doanh thu.

4. Quản lý sản xuất

Khi công việc kinh doanh phát triển, bạn sẽ khó mà tính toán nguyên liệu, theo dõi số lượng sản xuất bằng phương pháp thủ công. Để tiết kiệm thời gian sản xuất, tính toán năng lực chế tạo, và tối ưu thời gian, một module ERP quản lý sản xuất sẽ giúp lên kế hoạch tạo ra sản phẩm trong vài tháng và so sánh với nguồn cung có sẵn. Dựa vào số liệu, bạn có thể mở rộng quy mô bằng cách đặt thêm nguyên liệu hoặc tăng thêm nhân viên.

5. Quản lý tài chính

Theo dõi thủ công tất cả các đơn đặt hàng (khoản phải trả) và các đơn mua hàng của khách (khoản phải thu) không chỉ tốn thời gian, mà việc thiếu kiểm soát có thể đẩy doanh nghiệp vào tình trạng tài chính bấp bênh.

Khi bạn mua một module quản lý tài chính, hệ thống tự động ghi lại các giao dịch, và quản lý sổ cái chung. Công việc của kế toán cũng trở nên dễ dàng hơn bằng việc tạo các tài liệu tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và biên lai thanh toán. 

6. Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM)

Doanh nghiệp nào cũng muốn tìm khách hàng mới và xác định các cơ hội upsell với khách hàng cũ, nhưng dữ liệu của các nhóm này thường không hoàn thiện. Với một module ERP cho CRM, khi một khách hàng điền form trên site sẽ đưa dữ liệu và luồng chăm sóc để được nhân viên sales chăm sóc hợp lý. 

Hệ thống tập trung hoá lịch sử mua hàng cho tất cả khách hàng, cho phép doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm có liên quan. Khi người mua có câu hỏi hoặc vấn đề mới, nhân viên có thể xử lý tình huống nhanh hơn vì có thể xem tất cả các tương tác trước đó.

Đọc thêm: Trải nghiệm thương hiệu: Tại sao khách hàng sẽ không mua sắm trực tiếp tại cửa hàng trong tương lai?

7. Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM)

Một hệ thống ERP quản lý chuỗi cung ứng giúp quản lý đơn đặt hàng, theo dõi quá trình sản xuất, so sánh với nhu cầu, và ưu tiên các đơn đặt hàng dựa trên thời điểm. Bên cạnh đó, khi khách hàng trả lại sản phẩm, nhân viên có thể quét và ghi lại tình trạng, sau đó tiến hành đổi trả nếu cần. 

8. Quản lý nhân sự (Human Resources Management - HRM)

Quản lý nhân sự thường là một trong những hệ thống bị bỏ quên nhất với các doanh nghiệp nhỏ. Với hệ thống quản lý nhân sự, quản lý có thể tạo bảng lương tự động mỗi 2 tuần - làm cho việc tính và kiểm tra lương nhanh hơn nhiều.

Bên cạnh đó, còn có giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin liên hệ, biểu mẫu việc làm, và tài liệu thuế. Phần mềm ERP thậm chí có thể cá nhân hoá quy trình giới thiệu và đào tạo nhân viên mới để giúp họ nhanh chóng hoà nhập.

9. Quản lý dự án (Project management)

Với các công ty nhiều dự án, việc theo dõi chi phí và nguồn lực cho từng dự án có thể trở nên khó khăn. Với một module ERP quản lý dự án, nhân viên có thể theo dõi trạng thái, xem các chuyên gia tư vấn được chỉ định, số giờ làm, chi phí di chuyển, và thông tin liên lạc với khách hàng. 

Khi một dự án đạt đến một cột mốc nhất định, hệ thống quản lý dự án sẽ tự động tạo hoá đơn và gửi cho khách hàng.

10. Giám sát các quy định

Các tiêu cần tuân thủ thay đổi thường xuyên nên doanh nghiệp cần hệ thống kế toán mạnh mẽ để giám sát và tuân thủ. Một phần mềm ERP sẽ thông báo cho doanh nghiệp về những sửa đổi với các quy định của ngành hoặc địa phương và các tiêu chuẩn quốc tế mới. Hệ thống cũng liên kết các hồ sơ liên quan với các giao dịch, từ đó chuẩn bị cho việc kiểm toán sẽ thuận lợi hơn.

11. Quản lý tài sản

Module ERP quản lý tài sản giúp công ty khởi nghiệp quản lý vòng đời của tài sản vật chất, từ đơn đặt hàng đến khấu hao và hết hạn sử dụng. Đối với bất đống sản, hệ thống có thể đảm nhận việc thanh toán tiền thuê, khấu hao, và các báo cáo khác để tuân thủ tiêu chuẩn thuế và kế toán.

12. Thương mại điện tử (Ecommerce)

Thương mại điện tử vẫn có tiềm năng rất lớn, nhưng chiến lược chuyển đổi và xác định sản phẩm bán trực tuyến sẽ khác biệt với từng doanh nghiệp. Từ đó, em có thể dùng một hệ thống ERP thương mại điện tử để biến trang web của mình thành một cửa hàng trực tuyến để xử lý các giao dịch.

Hệ thống cung cấp các công cụ thân thiện với người dùng cho nhóm tiếp thị liệt kê các mặt hàng mới, thay đổi nội dung sản phẩm, nhanh chóng bắt kịp xu hướng, và cập nhật giao diện trang web. Không cần tích hợp các giải pháp của bên thứ ba, doanh nghiệp có thể quản lý các đơn đặt hàng và hàng tồn kho hoặc CRM.

Đọc thêm: Website doanh nghiệp cần có gì? Câu hỏi đặt ra cho các trưởng dự án

13. Business Intelligence - BI

Các hệ thống business intelligence có thể biến dữ liệu thành biểu đồ để các nhà điều hành và nhà đầu tư dễ hiểu hơn. Công cụ này cũng giúp xác định các ngành tốt nhất để nhắm tới khách hàng mục tiêu hoặc thấu hiểu thị trường tiềm năng để xem xét phát triển các giải pháp mới. Thậm chí, hệ thống có thể sử dụng AI để dự đoán hiệu quả tài chính trong tương lai tốt hơn dựa trên dữ liệu.

14. Quản lý chuỗi

Khi một doanh nghiệp tích hợp hệ thống ERP, các lợi ích có được từ báo cáo tự động và tối ưu hoá công nghệ thông tin là rất lớn. Ví dụ: Nếu CRM và thương mại điện tử được kết nối, trang web công ty có thể hiển thị các đề xuất sản phẩm được cá nhân hoá dựa trên lịch sử mua hàng của khách truy cập.

Báo cáo tự động

Nhiều công ty nhận ra quản lý kho bãi đang kém hiệu quả và xử lý đơn lâu, nhưng không thể chỉ ra vấn đề là gì. Báo cáo số liệu có thể cho thấy các vấn đề yếu kém để các nhà quản lý biết nên tập trung giải quyết vấn đề ở đâu.

Một hệ thống ERP càng có nhiều module, dữ liệu càng nhiều để đem đến insight. Mỗi module lại có khả năng báo cáo riêng, để đem đến cái nhìn toàn cảnh hoặc chuyên sâu. Khi tìm giải pháp ERP cho doanh nghiệp, hãy đảm bảo việc báo cáo dễ sử dụng và dễ tuỳ biến.

Công nghệ thông tin (IT)

Khi thiếu hệ thống, doanh nghiệp thường phải xử lý thủ công dữ liệu, dẫn đến kém hiệu quả. Khi có hệ thống ERP, bộ phân IT có thể tự tin về độ chính xác của dữ liệu và giúp công ty phát triển, trong khi giảm bớt chi phí. Với sự minh bạch về thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô hiệu quả, thậm chí là không cần tăng số lượng nhân viên.

15. Quản lý hệ thống

Một hệ thống ERP đáng tin cậy cho phép các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cũng như tránh các khó khăn không cần thiết. Tự động hoá giúp loại bỏ các tác vụ thủ công, giải phóng nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ cấp thiết hơn.

Mặc dù ERP không thể tự động hoá tất cả công việc, nhưng những người đứng đầu có thể dựa vào ERP để tiếp cận toàn bộ thông tin và đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, nhanh hơn, chính xác hơn. Hệ thống cũng giúp cho quy định và tuân thủ rõ ràng cả ở mức địa phương lẫn toàn cầu, đây là điều tối quan trọng với sự thành công lâu dài của một doanh nghiệp.

Điều quan trọng nhất là, hệ thống ERP trở thành một nguồn thông tin đáng tin cậy với tất cả nhân viên. Đây đã nhanh chóng trở thành điều kiện cần để chiến thắng trong môi trường cạnh tranh cao ngày nay.