Huấn luyện nội bộ hiệu quả bằng elearning doanh nghiệp

Huấn luyện nhân viên là một việc mà doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện để đảm bảo sự hiểu biết đúng về quy trình hoạt động kinh doanh. Nhưng phần nhiều công ty vẫn làm việc này một cách cảm tính, phần lớn dựa vào kinh nghiệm của nhà quản lý.

Điều này dẫn đến suy giảm chất lượng nhân sự, kéo dài thời gian làm quen công việc, cũng như khiến cho sự hợp tác giữa các phòng ban trở nên khó khăn.

Để giải quyết vấn đề này, một khoá học nội bộ sẽ đem đến các kiến thức hệ thống hoá và được cải tiến sau từng đợt huấn luyện nhân sự. Tuyệt vời hơn, doanh nghiệp còn có thể triển khai elearning doanh nghiệp, giúp nhân viên có thể học từ bất cứ đâu và tra cứu khi cần.

Bài viết này sẽ giới thiệu các bước để áp dụng elearning doanh nghiệp như vậy, cộng với kết quả đầu ra của từng bước. Hãy bắt đầu bài học nào.

Bước 1: Đặt mục tiêu cho khoá học

Đầu tiên, bạn muốn đạt được điều gì với khoá học elearning doanh nghiệp. Mục tiêu càng cụ thể thì sẽ càng dễ đạt được hơn. Bạn cũng nên nghĩ tới các lợi ích mong muốn, như sự thuận tiện trong huấn luyện, khả năng lưu trữ kết quả, hay khả năng tương tác giữa các học viên để dễ chọn công cụ phù hợp ở bước 2.

Kết quả đầu ra: Mục tiêu và nhu cầu cho khoá học elearning doanh nghiệp

Bước 2: Chọn công cụ thực hiện

Các công ty thường sử dụng 1 trong 2, hoặc cả 2 công cụ sau cho quá trình huấn luyện qua elearning:
Hệ thống quản lý học tập ( Learning management system - LMS)
Công cụ biên soạn khoá học elearning

Hệ thống quản lý học tập LMS về cơ bản là một ngôi trường ảo để nhân viên có thể truy câp từ bất cứ đâu, còn nhà quản lý có thể theo dõi chất lượng của quá trình học. Tuy nhiên, bạn sẽ cần chọn giữa tự host hay thuê hệ thống cloud.

Còn công cụ biên soạn khoá học elearning sẽ giúp tạo ra các cấu phần giảng dạy cần thiết để đưa vào hệ thống. Tuỳ thuộc vào nhu cầu, hãy xem xét các tính năng như tạo bài kiểm tra, thêm ảnh, video, audio, hay bổ sung tương tác cho bài học.

Kết quả đầu ra: Xác định được các công cụ elearning cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp

Đọc thêm: Phát triển mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp để gia tăng hiệu suất làm việc

Bước 3: Dự toán ngân sách và kế hoạch

Sau khi xác định được mục tiêu và công cụ, việc dự toán ngân sách sẽ dễ dàng hơn. Nhưng đừng chỉ tính đến chi phí phần mềm, mà hãy cân nhắc cả mức lương cho nhân viên, ngân sách đầu tư xây dựng khoá học, và thậm chí là cung cấp máy tính để học tập.

Sau đó, hãy trình bày kế hoạch với các thông tin sau:

• Mục tiêu dự án từ góc nhìn doanh nghiệp: Ví dụ, Giảm 40% thời gian huấn luyện trực tiếp và thời gian onboarding nhân viên mới xuống 30 ngày làm việc.
• Lợi ích với công ty: Số tiền có thể tiết kiệm hoặc kiếm được.
• Tài nguyên cần thiết: Hệ thống quản lý học tập LMS, công cụ soạn thảo, máy tính cho nhân viên, và phần mềm phát triển khoá học.
• Ngân sách dự án
• Thời gian: Thời gian bắt đầu triển khai dự án

Kết quả đầu ra: Ngân sách dự kiến cho dự án elearning doanh nghiệp, sự chấp thuận từ cấp quản lý, kế hoạch hành động, và các ngày tháng cột mốc.

Bước 4: Chuẩn bị nội dung khoá elearning

Sau khi đã có hệ thống, bạn sẽ cần đăng tải nội dung khoá học bao gồm các bài thuyết trình, sách, hướng dẫn, video, và toàn bộ các bài học. Lý tưởng thì bạn nên có kế hoạch sản xuất nội dung trước 1-2 năm, nhưng nếu không, cần ít nhất một khoá học để chạy thử nghiệm.

Nếu công ty định xây dựng khoá học mới thường xuyên, bạn sẽ cần ít nhất một người phụ trách giảng dạy để quyết định các loại tài liệu học tập cần phát triển, cũng như thiết kế của chúng. Bên cạnh đó, các nhà quản lý cũng nên cung cấp dữ liệu liên quan thường xuyên.

Kết quả đầu ra: 1-2 khoá học elearning để upload lên LMS.

Bước 5: Thử nghiệm dự án elearning doanh nghiệp

Giống như bất kỳ dự án nào, việc kiểm thử trước khi triển khai là cần thiết. Hãy chọn một nhóm nhỏ để giúp phát hiện các hạn chế trong quá trình sử dụng lẫn học tập trên nền tảng elearning. Bạn sẽ cần khảo sát cả trong và sau quá trình học để có dữ liệu đối chiếu.

Kết quả đầu ra: Ít nhất một lần chạy thử nghiệm với dự án, Bảng tổng hợp ý kiến từ nhóm thử nghiệm, và Quá trình cải thiện.

Đọc thêm: 3 casestudy về ứng dụng tự động hóa cho doanh nghiệp

Bước 6:  Thúc đẩy nhân viên tham gia

Một khi đã triển khai dự án elearning doanh nghiệp, hãy thúc đẩy nhân viên tham gia để họ thấy hào hứng về việc training hơn nữa. Về cơ bản, đây chính là áp dụng thiết kế UX cho người học. Một vài phương án để tối ưu quá trình học tập của nhân sự có thể kể đến là:

• Đảm bảo truy cập dễ dàng với việc đăng nhập và có thể tạo lại mật khẩu.
• Cung cấp đa dạng nội dung ngoài các khoá học bắt buộc
• Giữ thời lượng của các lớp học ngắn nếu có thể
• Công nhận sự tham gia của nhân viên và phản hồi giúp cải thiện
• Chia sẻ các câu truyện thành công sau khi tham gia khoá học

Kết quả đầu ra: Nhân viên tích cực tham gia và ủng hộ elearning

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của dự án elearning

Giờ đây, sau khi triển khai, hãy đánh giá xem việc huấn luyện có đang đi đúng hướng thông qua:

• Phản hồi của nhân sự
• So sánh hiệu suất của nhân viên training trực tiếp và nhân viên training qua elearning
• Đánh giá kiến thức của nhân viên thường xuyên
• Theo dõi quá trình học và đánh giá hiệu suất trong quá trình học.

Kết quả đầu ra: Bảng đánh giá độ tiếp nhận của nhân sự với khoá học và khả năng áp dụng kiến thức vào thực tế.

Đọc thêm: 4 bước tối ưu hoá hành trình khách hàng - Customer Journey trên tất cả các điểm chạm doanh nghiệp

Tổng kết

Elearning doanh nghiệp sẽ trở nên vô nghĩa nếu không đặt nhu cầu của nhân viên ở trung tâm. Các bước trên là quy trình triển khai, nhưng sẽ rất thiếu sót nếu doanh nghiệp không nghiên cứu nhu cầu nhân sự và nhà quản lý để phát triển nội dung phù hợp.

Nếu cần tư vấn về cách tiếp cận với một dự án xây dựng nền tảng elearning doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại ae@beau.vn