Phát triển mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp để gia tăng hiệu suất làm việc

Để cải thiện giao tiếp nội bộ, nhiều tổ chức đang áp dụng mạng xã hội doanh nghiệp như Microsoft Yammer hoặc Workplace by Meta. Hầu như tất cả các tổ chức lớn trên thế giới, ở tất cả các lĩnh vực, đã sử dụng nền tảng mạng xã hội doanh nghiệp.

Mục đích của công cụ này là gì? Để phổ biến thông tin một cách hiệu quả trong tổ chức, khuyến khích sự tương tác giữa các đồng nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác, củng cố văn hóa doanh nghiệp, và tăng cường sự cam kết của nhân viên.

Theo một nghiên cứu của Mckinsey, sử dụng mạng xã hội nội bộ để cải thiện giao tiếp và cộng tác có thể nâng cao năng suất nhân viên lên đến 25%.

Nghe khá hấp dẫn, phải không? Nếu chưa bắt đầu áp dụng mạng xã hội nội bộ vào doanh nghiệp của mình, có nhiều điều mà bạn đang bỏ lỡ đấy.

Mạng xã hội doanh nghiệp là gì?

Một mạng xã hội doanh nghiệp hoặc tập đoàn là một mạng xã hội nội bộ chỉ có thể truy cập bởi thành viên của tổ chức. Tại đây, các nhân viên có thể kết nối, chia sẻ nội dung, và theo dõi các tin tức mới nhất của công ty.

Ưu và nhược của mạng xã hội nội bộ

Ưu điểm

Tập trung thông tin nội bộ: Mọi nhân viên đều có thể tìm nội dung hoặc file mình cần, tối ưu quy trình làm việc. Nhân viên mới cũng onboarding nhanh hơn do có thể kết nối với kiến thức từ cấp trên mà không cần gặp trực tiếp.

Cải thiện giao tiếp: Nhân viên có thể chat real time thay về email dài dòng, và mọi người đều có thể xem hoặc tìm kiếm thông tin trên một feed gọn gàng.

Nâng cao năng suất làm việc: Mọi công cụ như Slack, Google Drive, Microsoft Powerpoint, có thể tập trung vào một nền tảng để sử dụng và hợp tác.

Củng cố văn hoá doanh nghiệp: Dễ dàng giúp nhân viên cảm nhận và tìm hiểu về văn hoá, cũng như phản hồi nhau để cải thiện môi trường làm việc.

Nhược điểm

Thiếu sự tuỳ chỉnh: Các mạng xã hội tập đoàn có thể sẽ “bắt chước” phong cách của các nền tảng có sẵn như Facebook hoặc Twitter, nhưng sẽ quên sự điều chỉnh cho phù hợp nhu cầu, như với việc upload file, lưu trữ, hoặc tìm kiếm chuyên sâu.

Khó đảm bảo bảo mật: Việc có mọi thông tin một nơi sẽ tăng rủi ro bảo mật doanh nghiệp, và sẽ cần thêm đầu tư vào sự an toàn khỏi tấn công mạng.

Giảm năng suất làm việc: Nghe khá ngược đời, nhưng tăng khả năng giao tiếp và thông báo có thể khiến nhân viên xao nhãng làm việc hơn.

Đọc thêm: Làm thế nào để đo lường và xác định giá trị của data - dữ liệu doanh nghiệp?

Các tính năng chính mà một mạng xã hội nội bộ cần có

Dưới đây là một số tính năng chính cần tìm trong giải pháp mạng xã hội doanh nghiệp:

Sử dụng bởi nhân viên mọi nơi

Các giải pháp hiệu quả sẽ cần đi kèm với ứng dụng di động, tức nhân viên có thể truy cập ngay cả khi đang làm việc từ xa hoặc đang di chuyển. Đây là tính năng đặc biệt quan trọng với những công ty có số lượng nhân viên di chuyển nhiều như tài xế giao hàng hay kỹ thuật viên.

Thúc đẩy cộng tác

Một mạng xã hội doanh nghiệp nên giúp nhân viên giao tiếp và hợp tác, dù là theo phòng ban, đội nhóm, hay dự án. Mọi người cũng có thể có những nhóm ngoài công việc, như bàn về đá bóng hay thú cưng để tăng sự gắn kết. Dữ liệu cũng sẽ cho thấy liệu nhân viên có thật sự tương tác khi sử dụng hệ thống.

Đem đến một trải nghiệm cá nhân hoá

Mỗi nhân viên lại có nhu cầu khác nhau, và hệ thống mạng xã hội doanh nghiệp nên giúp cho quy trình làm việc hiệu quả hơn và đáp ứng nhu cầu của họ. Tuỳ chỉnh thông báo, giao diện, tìm kiếm, bộ lọc,.. đều là những tính năng hữu ích.

Cung cấp thông tin nhân viên

Trong không gian mạng rộng lớn và nhiều nhân viên làm việc từ xa, mạng xã hội doanh nghiệp giúp mọi người biết về đồng nghiệp và kết nối, trong khi các lãnh đạo có thể đánh giá sự phù hợp của nhân viên với văn hoá công ty. 

Phù hợp các công cụ đã có

Khi cài đặt một ứng dụng mới, nó cần hoạt động tốt với hệ thống đã có hoặc tỉ lệ tiếp nhận (adoption rate) của nhân viên sẽ suy giảm. Tuỳ thuộc vào tech stack của công ty, bạn có thể tích hợp mạng xã hội mới với những phần mềm như Slack, Google Workspace, Microsoft 365, etc.

Đọc thêm: 15 trường hợp nên sử dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning)

Có nên phát triển mạng xã hội nội bộ độc quyền?

Trong thế giới đề cao sự hợp tác đa dạng đa kênh, các tổ chức ngày càng cần các công cụ để kết nối nhân viên và duy trì văn hoá doanh nghiệp hiệu quả. Một giải pháp hiệu quả nhất vẫn là dựa trên nghiên cứu nhu cầu cụ thể của tập thể, đặt trọng tâm là trải nghiệm của nhân viên.

Nếu bạn cần nghiên cứu và đánh giá sự hiệu quả của thiết kế một mạng xã hội doanh nghiệp với tổ chức của mình, chúng tôi có thể giúp tạo ra giải pháp để cách tân hoá sự giao tiếp của nhân viên, từ đó tối ưu quy trình làm việc và sự kết nối.