Cách phân tích yêu cầu doanh nghiệp và lên kế hoạch cho dự án khi thời gian gấp

Làm sao để ta lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án khi thời gian eo hẹp? Đáp áp chính là thấu hiểu các yêu cầu doanh nghiệp để có thời gian triển khai hợp lý.

Bài viết này sẽ giúp bạn quản lý tốt tất cả các yêu cầu triển khai, dù là về cách ước lượng thời gian hay nhóm các đầu việc. Mục tiêu của chúng ta là kiểm soát tốt mọi khâu của dự án, đảm bảo sự phát triển sản phẩm hiệu quả.

Sử dụng phương pháp Timebox để xác định thời gian cho các yêu cầu

Hai loại timebox chính được sử dụng để thống nhất các sản phẩm đầu ra trong thời gian cụ thể là:

Timebox bên ngoài: Quy định thời gian bắt đầu và kết thúc của một dự án, và tốt nhất là thời điểm kết thúc không thể thay đổi.

Timebox bên trong: Quy định các khung thời gian cố định cho từng phần sản phẩm được sản xuất, cũng như mối quan hệ và trùng lặp của các khoảng thời gian này.

Mỗi timebox đều sẽ phải có mục tiêu cụ thể với mô tả về những sản phẩm cần được bàn giao, còn chi tiết về quy trình thì người phụ trách sẽ quy định. Tức ta quan tâm về sản phẩm thành quả hơn là các hoạt động bên trong.

Sử dụng timebox

Phương pháp timebox rất hữu hiệu khi thời gian hữu hạn và cần quản lý nhiều cấu phần, cũng như giúp dự toán các tài nguyên cần thiết để cung cấp sản phẩm. Tất cả timebox, dù bên ngoài hay bên trong, nên tuân theo các nguyên tắc về:

• Cấu trúc: Tất cả timebox nên có kế hoạch khởi đầu, kết thúc, và tính toán các hoạt động như Nghiên cứu (Investigate), Refine (Điều chỉnh) và Hoàn thiện (Consolidate).
• Tài nguyên: Khi một timebox bắt đầu, tất cả tài nguyên nên sẵn sàng, từ con người, công nghệ, các kết quả từ timbox trước, danh sách các kết quả đầu ra, đến quy định về khung thời gian, và bất kỳ yêu cầu nào khác. 

Bằng cách cho mỗi timebox bên trong khoảng thời gian ngắn, ta có thể cho phép các nhiệm vụ diễn ra không bị thay đổi cho đến khi hoàn thành, và sau đó mới đánh giá kết quả sản phẩm đầu ra. Cách tiếp cận này cũng phù hợp với phương pháp Agile như cách các Sprint diễn ra nhanh, quyết liệt.

Đọc thêm: Xây dựng chiến lược sản phẩm số để chiến thắng trên thị trường

Sử dụng phương pháp MoSCoW để phân độ ưu tiên cho các yêu cầu

Với ngân sách và thời gian hạn chế, sự sắp xếp là rất quan trọng để biết thứ tự các việc cần hoàn thành. Vấn đề khi áp dụng sự ưu tiên là thiếu các tiêu chuẩn được thống nhất, và quy trình xử lý khi thứ tự ưu tiên bị thay đổi.

Trong phần này, chúng ta sẽ sử dụng một công cụ tên là MoSCoW để kết hợp với Timebox ở trên, giúp bàn giao từng phần theo thời gian thay vì tất cả mọi phần cùng một lúc. Các phần quan trọng nhất cần hoàn thành trước và các phần kém quan trọng hơn được đẩy về phía sau hoặc loại bỏ.

MoSCoW tức là chia độ quan trọng theo

Must have - Phải có: Các yêu cầu này là chắc chắn phải có đẻ sản phẩm có thể ra mắt. Để làm rõ các cấu phần này, mô tả yêu cầu cần ở mức xác định rõ ràng.

Should have - Nên có: Các yêu cầu này được kỳ vọng sẽ có cho loại sản phẩm, nhưng không nhất thiết phải có lúc ra mắt. Tuy nhiên, chúng nên được bổ sung sớm ngay sau đó.

Could have  - Có thể có: Các yêu cầu này có thể làm nếu không ảnh hưởng đến thời gian của các cấu phần Phải có và Nên có. Ta có thể phân biệt Có thể có với Nene có thông qua giá trị kinh doanh và số người dùng bị ảnh hưởng.

Want to have - Muốn có: Các yêu cầu này có giá trị nhưng có thể đợi đến giai đoạn sau. Dù vậy, các yêu cầu này vẫn có thể ảnh hưởng đến quyết định thiết kế và kế hoạch triển khai.

Cách phân loại này có hiệu quả hơn cách phân loại độ ưu tiên bằng số hoặc chữ (như Quan trọng, Rất quan trọng, etc) vì đem đến định nghĩa rõ ràng hơn mà không cần bối cảnh.

Sử dụng MoSCoW

Một khi các stakeholder đã hiểu cách sử dụng MoSCoW, cần ghi nhớ là lượng việc Phải có không nên chiếm quá 60%. Bên cạnh đó, quy định về ai có thể thay đổi mức độ ưu tiên cũng cần làm rõ. Dẫu sẽ có nhiều tranh cãi, MoSCoW rất hữu dụng để linh hoạt sắp xếp với nhiều khía cạnh của yêu cầu nghiệp vụ.

Ví dụ:

Yêu cầu chức năng:

Xem số dư tài khoản - độ ưu tiên M (Phải có)

Các yêu cầu không phải chức năng: 

- Bảo mật thông tin - độ ưu tiên M (Phải có)
- Cập nhật tới giao dịch gần nhất - độ ưu tiên S (Nên có)
- Hiện cả với VND và USD - độ ưu tiên C (Có thể có)
- Hiện với các ngôn ngữ khác - độ ưu tiên C (Có thể có)

Lưu ý nhỏ, MoSCoW hoạt động tốt nhất khi có khung thời gian cụ thể, vì độ quan trọng của các yêu cầu có thể thay đổi tuỳ theo ngày tháng khác nhau.

Đọc thêm: Xây dựng sản phẩm bằng kiến thức Design Thinking- Phần 1

Sắp xếp các yêu cầu để triển khai dự án

Có 2 cách để sắp xếp các yêu cầu cần triển khai, đó là:

1. Cấu trúc yêu cầu:

Các yêu cầu doanh nghiệp cần được sắp xếp thành các nhóm về:

• Yêu cầu chức năng: Phân theo khu vực kinh doanh, quy trình kinh doanh, case chức năng, và cách truy cập
• Yêu cầu không phải chức năng: Phân theo hiệu năng, bảo mật, hỗ trợ, etc:
• Yêu cầu chung: Phân theo hạn chế dự án, yêu cầu pháp luật, yêu cầu thẩm mỹ, sự phù hợp văn hoá
• Yêu cầu kỹ thuật: Phân theo phần cứng, phần mềm, và viễn thông

Sau khi đã có các nhóm này, ta cũng nên có tài liệu về sự liên quan và phụ thuộc giữa các yêu cầu. Việc này sẽ giúp phát hiện những điều chỉnh cần có trong kế hoạch (dù với dự án hay timebox). Bên cạnh đó, đây cũng là lúc để phân tích lại các mô tả yêu cầu liệu đã đủ rõ ràng, hay sẽ cần các thông tin bổ sung để phân cấp quan trọng ở mức độ nhỏ hơn.

Đọc thêm: Kết hợp giữa dữ liệu và thiết kế như thế nào để thúc đẩy đổi mới sáng tạo trong sản phẩm và quy trình ?

2. Phân tích các thay đổi với yêu cầu

Khi phân tích, có thể dự án sẽ xuất hiện các yêu cầu đối chọi nhau, và cần giải quyết để tránh các vấn đề xảy ra trong dự án. Một workshop sẽ cần được tổ chức để các stakeholder thảo luận và đưa ra quyết định.

Ba bước để xử lý với những thay đổi như vậy là:

1. Thảo luận về yêu cầu: Các stakeholder nên biết về tình huống và bắt đầu thảo luận để tìm ra giải pháp, cũng nhu cân nhắc các tác động lên dự án.
2. Sắp xếp độ quan trọng của các yêu cầu: Phương pháp MoSCoW lại có thể được áp dụng để xác định các yêu cầu quan trọng với stakeholder và lí do. Nếu có sự đối lập trong ý kiến, workshop sẽ giúp thấu hiểu góc nhìn của nhau hơn.
3. Thống nhất về yêu cầu: Sự thống nhất sẽ giúp đưa ra quyết định với sự đóng góp các bên. Nhưng nếu không thành công, ta sẽ cần đến sự phán quyết của cấp trên cao nhất.

Lúc này, các yêu cầu doanh nghiệp đã sẵn sàng để triển khai, đảm bảo sự thống nhất về hiểu biết giữa các bên và giúp thời gian triển khai được theo sát dù với thời gian gấp, giảm thiểu các thay đổi trong quá trình dự án.