Quy trình phân tích nghiệp vụ cơ bản dành cho IT Business Analyst

Hiểu rõ quy trình để triển khai, từ việc lên ý tưởng đến việc nắm rõ các nhiệm vụ chính của mình trong từng bước thực hiện là một kỹ năng cô cùng cần thiết đối với một Business Analyst. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các bước để định hình được sản phẩm, và những công việc của BA khi triển khai một dự án phần mềm trong quá trình định hình sản phẩm phần mềm.

Quy trình phân tích cơ bản dành cho IT Business Analyst:

Việc phát triển một phần mềm hay một tính năng sẽ luôn phát triển từ việc một ý tưởng mới được nhen nhóm. Những ý tưởng này sẽ khởi đầu cho một quy trình để thực hiện hóa qua một phần mềm hay một tính năng cụ thể. Thông thường, một quy trình phát triển sản phẩm hoàn chỉnh sẽ được chia ra thành hai giai đoạn: Phát triển sản phẩm (Business / Development Side), và Xây dựng sản phẩm (Product Processing Side). Giai đoạn phát triển sản phẩm thường sẽ dành cho Product Specialist, Product Manager hay Head of Product, những người có nghiệp vụ về kinh doanh và nắm vững những yêu cầu của thị trường. Đối với giai đoạn xây dựng sản phẩm, đây sẽ là lúc Business Analyst, System Analyst, UI/UX Designers, Product Owner cùng nhau bắt tay để tạo hình cho sản phẩm phần mềm.

Đọc thêm: BACCM – Mô hình cơ bản dành cho các Business Analyst

Giai đoạn phát triển sản phẩm bao gồm những công việc gì?

Trong giai đoạn phát triển sản phẩm, sự phân tích sẽ tập trung vào khía cạnh kinh doanh. Giai đoạn phát triển sản phẩm sẽ được chia thành 4 khung thời gian chính:

• Idea (Lên ý tưởng): Quá trình lên ý tưởng sẽ được khởi đầu từ phía ban lãnh đạo với những chiến lược mới hay đơn thuần là những ý tưởng đến từ phía khách hàng với những cơ hội kinh doanh mới hay có vấn đề cần cải thiện.
• Research (Tìm hiểu sâu): Sau khi có một ý tưởng cụ thể, việc xác thực sự khả thi và phù hợp của ý tưởng đó là vô cùng quan trọng. Một ý tưởng chỉ thực sự đáng để thực hiệu khi có những bằng chứng về số liệu cho thấy tính năng hay sản phẩm này là thực sự cần thiết, giải quyết được một vấn đề cụ thể hoặc đem lại lợi nhuận. Một số cách để chứng minh sự hữu ích của ý tưởng trong giai đoạn, này bao gồm việc nghiên cứu thị trường (market research), kiểm định giả thuyết (Hypothesis Testing), và nghiên cứu dữ liệu sẵn có (Data analytics)
• Approval (Chấp thuận): Sau khi tìm hiểu sâu về nhu cầu thực tế của sản phẩm hay ý tưởng, đây sẽ là lúc trình bày với người có thẩm quyền để đưa ra quyết định thực hiện dự án phát triển phần mềm hay tính năng đó. Đây sẽ là lúc chuẩn bị bài thuyết trình và nhận được sự chấp thuận để bắt đầu triển khai sản phẩm.
• Describe (Mô tả sản phẩm): Sau khi đã có sự chấp thuận từ các bên, đây sẽ là lúc những ý tưởng được tài liệu hóa để chuyển đến cho đội ngũ xây dựng sản phẩm. Trong khoảng thời gian này, Product Manager sẽ hoàn thiện tài liệu mô tả các yêu cầu nghiệp vụ (Business Requirements Document – BRD). Tài liệu này sau đó sẽ được chuyển cho đội ngũ kỹ thuật.

Đọc thêm: IT Business Analyst nhập môn – Giới thiệu chung về nghề IT Business Analyst

Giai đoạn xây dựng sản phẩm được triển khai thế nào?

Sau khi có được tài liệu để là rõ về phần nghiệp vụ, đội ngũ xây dựng sản phẩm sẽ bắt tay để tạo ra một sản phẩm hoàn thiện. Đây cũng sẽ là lúc các IT Business Analyst vận dụng những kỹ năng là logic của mình để xây dựng sản phẩm cùng đội ngũ phát triển. Giai đoạn này sẽ được chia ra thành 5 khung thời gian chính:

• Information Collection (Tiếp nhận yêu cầu sản phẩm): Giai đoạn đầu tiên trong quá trình xây dựng sản phẩm bắt đầu bằng việc IT Business Analyst (ITBA) tiếp nhận tài liệu mô tả nghiệp vụ (BRD - Business Requirement Document) từ Product Manager. Đây là tài liệu then chốt giúp ITBA nắm bắt bức tranh tổng thể về mục tiêu kinh doanh, các chức năng chính, và bối cảnh vận hành của sản phẩm. Thông qua việc nghiên cứu BRD, ITBA sẽ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi làm việc với khách hàng hoặc các bên liên quan. Mục tiêu của giai đoạn này là hiểu được “cái gì” và “tại sao” sản phẩm cần được xây dựng, từ đó làm nền tảng cho việc khai thác chi tiết hơn ở các bước tiếp theo. 
• Requirement Recitation (Làm rõ yêu cầu): Sau khi đã có hiểu biết sơ bộ từ BRD, ITBA sẽ bước vào giai đoạn làm rõ yêu cầu cùng các bên liên quan (stakeholders), bao gồm khách hàng nội bộ, người dùng cuối, đội vận hành và các bộ phận chuyên môn khác. Trong các buổi họp, workshop hoặc phỏng vấn, ITBA sẽ xác minh, bổ sung và làm sáng tỏ từng yêu cầu nghiệp vụ được đề cập trong BRD, đồng thời ghi nhận thêm các mong muốn mới nếu có. Giai đoạn này nhằm đảm bảo tất cả các bên đều cùng hiểu rõ mục tiêu, phạm vi và kỳ vọng của sản phẩm, tránh những hiểu lầm hoặc thiếu sót trong quá trình phát triển về sau.

• Requirement Analysis (Phân tích yêu cầu): Với các yêu cầu đã được làm rõ, ITBA sẽ tiến hành phân tích sâu để đánh giá tính hợp lý, khả thi và mức độ ưu tiên của từng yêu cầu. Họ sẽ xem xét mối quan hệ giữa các chức năng, sự phụ thuộc lẫn nhau và tác động đến hệ thống hiện tại (nếu có). Trên cơ sở đó, ITBA đề xuất các giải pháp phù hợp, cân bằng giữa nhu cầu kinh doanh và khả năng kỹ thuật. Đây cũng là lúc ITBA bắt đầu xây dựng bộ khung cho các tài liệu kỹ thuật chi tiết, là cơ sở để đội phát triển phần mềm và thiết kế sản phẩm làm việc hiệu quả.
• Documentation & Deliver (Tài liệu hóa và chuyển giao): Ở bước này, ITBA chịu trách nhiệm tài liệu hóa toàn bộ giải pháp đã phân tích thành các tài liệu chi tiết như SRS (System Requirement Specification), sơ đồ luồng nghiệp vụ (process flow), mockup giao diện, và các yêu cầu phi chức năng. Tất cả các tài liệu đều phải được chuẩn hóa, dễ hiểu, và có thể sử dụng trực tiếp bởi các nhóm phát triển, thiết kế, kiểm thử. Ngoài ra, ITBA cũng sẽ tổ chức các buổi bàn giao, giải thích chi tiết cho các nhóm liên quan nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu đúng và thống nhất trước khi bắt đầu triển khai kỹ thuật. Giai đoạn này đóng vai trò then chốt để chuyển đổi yêu cầu kinh doanh thành giải pháp công nghệ cụ thể và khả thi.

Kết

Quá trình phát triển phần mềm là sự kết hợp giữa nghiên cứu, sáng tạo và phân tích logic. Từ việc tiếp nhận yêu cầu đến thiết kế hệ thống, mỗi giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh, đáp ứng kỳ vọng của người dùng và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.