Project Essentials - Cách tổ chức workshop với client sao cho hiệu quả

Khi chúng ta đang khám phá những tiềm năng của sản phẩm, sự phối hợp từ những bước đầu tiên là rất quan trọng. Như một viên gạch nền móng, các ý tưởng ban đầu sẽ giúp định hình tương lai cho các tính năng, và cách đem đến lợi ích cho người dùng.

Nhưng nếu không có phương pháp để thảo luận hiệu quả, một ý tưởng hay có thể trở thành thảm hoạ, lạc mất mục đích ban đầu trong vô vàn những buổi họp và cãi vã. Workshop có thể giải quyết vấn đề này.

Thông qua sự thảo luận sâu và tương tác khám phá, workshop đem đến sự kết nối ngay từ những bước đầu của dự án, tạo bước đà cho các ý tưởng sản phẩm được thống nhất triển khai nhanh chóng. 

Mô tả về workshop

Một buổi workshop về bản chất là một buổi gặp mặt của các stakeholder liên quan tới dự án, với mục đích là:

• Thống nhất về định hướng và phạm vi dự án
• Xác định và thống nhất về các yêu cầu kinh doanh, hệ thống
• Khám phá các giải pháp khả dĩ cho yêu cầu
• Xem xét và phê duyệt các tài liệu phân tích, ví dụ như đặc tả yêu cầu

Trong các mô hình triển khai đòi hỏi sự phối hợp liên tục như Agile, workshop đóng vai trò quan trọng để các ý tưởng được thảo luận nhanh với sự chấp thuận của những người có thẩm quyền. IBM còn từng đăng ký bản quyền một mô hình workshop của riêng mình, tên là “Joint Application Development”. 

Đọc thêm: Project Essentials - Công cụ phân tích bối cảnh doanh nghiệp

Các bước triển khai workshop

Quy trình triển khai workshop cơ bản có ba bước: Lên kế hoạch -> Triển khai -> Follow up.

Bước 1: Lên kế hoạch

Kế hoạch rất quan trọng để workshop thành công, và các yếu tố bạn cần chuẩn bị là:
Mục tiêu workshop: Lý do tổ chức cần rõ ràng về những con người tham gia và kết quả đầu ra mong muốn. Người tham gia cũng nên nhận được agenda để chuẩn bị trước.

Người tham gia: Một workshop cần đúng người tham gia để thành công, dù là với mục đích khám phá ý tưởng hay đưa ra quyết định.

Mối quan tâm: Thấu hiểu các mối quan tâm của người tham gia sẽ cho thấy cách họ tiếp cận với yêu cầu của workshop. 

Cấu trúc: Cách workshop vận hành cũng sẽ phụ thuộc vào mục tiêu, như thứ tự vấn đề được đưa ra trước khi tìm giải pháp.

Phương pháp: Các phương pháp triển khai phù hợp cho workshop, như brainstorm hoặc mindmap. Chúng ta sẽ khám phá thêm các phương pháp trong một bài khác.

Địa điểm: Địa điểm tổ chức workshop phù hợp sẽ có đủ diện tích, sự thoải mái, và cơ sở vật chất cần thiết. Bên cạnh đó, hai bên cũng cần thống nhất địa điểm on site (tại công ty client) hay off site (nơi khác).

Bước 2: Tổ chức workshop

Các yếu tố quyết định thành công khi tổ chức workshop là:

Tập trung vào mục tiêu: Người tổ chức cần đảm bảo các mục tiêu được theo sát và tránh thảo luận lạc đề, nhưng cũng không ngăn chặn các cơ hội để cùng khám phá.

Theo dõi thời gian: Đảm bảo thời gian biểu được theo sát và không khiến người tham gia khó chịu.

Thúc đẩy sự tham gia: Một vai trò quan trọng của người tổ chức là đảm bảo mọi người tham gia đều có cơ hội đóng góp, dù là phải kiểm soát vài người để họ nói ít hơn.

Ghi chép tài liệu: Việc không có tài liệu ghi lại những gì diễn ra và được thống nhất sẽ khiến cho workshop mất đi mục tiêu tổng hợp ý tưởng các bên.

Tổng kết: Xuyên suốt workshop và khi kết thúc, người tổ chức nên tổng kết lại những gì tìm ra và những quyết định được thống nhất. Việc này sẽ giúp người tham gia nắm được tiến tình và suy nghĩ về những bước tiếp theo.

Đọc thêm: UX Audit - Thám tử phát hiện cách cải thiện trải nghiệm người dùng

Bước 3: Follow up

Đừng để workshop là kết thúc của sự giao tiếp, hãy tiếp tục với:

Biên bản: Tài liệu nên được gửi càng sớm càng tốt sau workshop để người tham gia phát hiện các thông tin tổng hợp chưa đúng và nhận biết hành động tiếp theo. Tuy nhiên, đừng khuyến khích họ bàn luận lại những vấn đề đã có quyết định.

Phản hồi: Các phản hồi về trải nghiệm của người tham gia sẽ giúp người tổ chức làm tốt hơn trong các workshop sau này.

Các vai trò cần có trong một buổi workshop

Người tham dự

Một người tham dự workshop hiệu quả nên có các đặt điểm sau:

• Sẵn sàng đóng góp và tranh luận với quan điểm người khác
• Hiểu biết về chủ đề và biết các khía cạnh cần khám phá
• Có thẩm quyền để ra quyết định khi cần thiết.

Người ghi chép

Workshop cần một người ghi lại các điểm đáng chú ý, và nên có đủ sự hiểu biết về vấn đề được thảo luận để có độ chính xác trong biên bản. Đây không nên là người tổ chức để quá trình thảo luận được suôn sẻ.

Người tổ chức

Người tổ chức rõ ràng rất quan trọng với sự thành công của workshop, và cần có khả năng giao tiếp tốt để lắng nghe, kỹ năng thông minh cảm xúc để phát hiện tâm lý của người tham gia, lẫn sự kiểm soát cá nhân để biết điều chỉnh tiến trình buổi workshop.

Mục tiêu chính của người tổ chức là giúp người tham gia đưa ra kết luận và các hành động tiếp theo.

Đọc thêm: Huấn luyện nội bộ hiệu quả bằng elearning doanh nghiệp

Cách đảm bảo sự thành công của một buổi workshop

Workshop đã trở thành một công cự ưa thích để thu thập yêu cầu và đưa ra quyết định cho dự án, chính là nhờ sự tiết kiệm thời gian với sự dân chủ trong thảo luận. Tuy nhiên vẫn sẽ có những điểm yếu cần nhận ra để tổ chức một buổi workshop thành công.

Lựa chọn đúng người tham gia

“Đúng” và “sai” sẽ phụ thuộc nhiều vào mục đích của buổi workshop, nhưng việc biết cần mời ai là rất quan trọng. Ví dụ, nếu ta mời một nhân vật có kiến thức và thẩm quyền, quyết định có thể đưa ra, nhưng những người khác cấp bậc sẽ khó đưa ra ý kiến thẳng thắn hơn. Là người tổ chức, bạn sẽ cần sáng suốt để các ý kiến không bị thống trị bởi một vài các nhân.

Lựa chọn số lượng người tham gia

Một buổi workshop nên có tối đa 12 người để có sự đóng góp hiệu quả, mà 12 đã là một con số lớn. Nếu số lượng tăng lên vì thêm các nhân vật cần có mặt, có thể bạn sẽ cần chia ra các nhóm nhỏ hơn để workshop diễn ra hiệu quả.

Đặt agenda (nội dung) buổi workshop phù hợp

Workshop cho phép tất cả các bên liên quan có thể cùng thảo luận và đưa ra ý kiến, nhưng không có nghĩa là ta nên quá tham vọng với những gì có thể đạt được. Thời gian sẽ chỉ cho phép 1-2 quyết định được đưa ra, và ngay cả phương pháp bầu chọn dân chủ cũng có mặt hạn chế về sự trung thực khi tham gia.

Kiểm soát thời gian triển khai

Khi workshop kéo dài, sự tập trung của người tham gia cũng giảm đi. Người tổ chức nên nhận ra khi năng lượng giảm xuống và cho mọi người được nghỉ ngơi, hoặc đề xuất một buổi khác với ít người tham dự hơn để giải quyết những vấn đề còn sót lại.

Lên kế hoạch cho địa điểm tổ chức workshop

Một địa điểm phù hợp sẽ có đủ không gian cho người tham gia, với chỗ ngồi, ánh sáng, và các công cụ cần thiết như bảng, bút, thức ăn, nước uống. Một vấn đề khác là nên tổ chức on site hay off site. On site thì tiện lợi và rẻ hơn, nhưng mọi người lại có thể bị làm phiền bởi các công việc khác khiến khó quản lý thời gian. Off site thì có chi phí cao hơn, và điện thoại vẫn sẽ là một nguồn gây xao nhãng đáng kể.

Giữ sự kiểm soát

Cuối cùng, không có gì phá huỷ lợi ích của một buổi workshop hơn là thiếu kiểm soát - Quá thời gian, không phản ánh đủ các vấn đề, bị thảo luận lạc đề, hoặc bị lấn át bởi các cá nhân quá năng nổ. Người tổ chức cần đảm bảo các vấn đề trên không xảy ra để kết quả cuối cùng là các kết luận thỏa mãn tất cả người tham gia.

Kết

Khi triển khai đúng, workshop là một phương pháp tuyệt vời để đảm bảo sự hợp tác, hiệu quả, và thống nhất về các định hướng cho sản phẩm. Một lời khuyên nữa là bạn có thể cân nhắc tổ chức workshop online, nhưng tổ chức thực tế sẽ đem lại nhiều quan sát thú vị hơn nhiều.