15 đặc tính mạnh mẽ của Headless CMS

1. Dễ quản trị

Bảng dashboard dành cho admin là “trái tim” của mọi ECMS, và được thiết kế để dễ quản lý mọi công việc trong quá trình sản xuất nội dung, bao gồm:

• Theo dõi lịch lên bài và các nội dung liên quan
• Quản lý các trang và hoạt động của admin
• Thêm vào các tính năng qua module và plugin
• Quản lý các thông báo công việc
• Điều hành nhiều trang và nền tảng

Luồng công việc để sản xuất và quản lý nội dung sẽ dễ xử lý hơn nếu cùng ở trong một phần mềm duy nhất. Bên cạnh đó, bạn có thể cung cấp quyền truy cập đúng với trách nhiệm của các nhân sự. Sắp xếp và sản xuất nội dung với ECMS như vậy sẽ giảm bớt sự phức tạp và hợp lý hơn rất nhiều.

2. Công cụ xuất bản mạnh mẽ

Những nội dung xuất bản trên web là xương sống trong tương tác với khách hàng mục tiêu, như vị trí của các công cụ xuất bản trong mọi ECMS. ECMS tốt sẽ thích ứng được với loại nội dung doanh nghiệp muốn xuất bản ra ngoài, từ tin vắn tới những bài viết dài với vô số layout, tới landing page với nhiều tài liệu được nhúng, và tích hợp với luồng xuất bản chung. 

Các công cụ này cũng sẽ xử lý SEO, tag nội dung, thêm ảnh, video,... trên giao diện xuất bản. Và đương nhiên, công cụ phải trực quan với dễ hiểu với cả người dùng mới. 

Khi làm việc với nội dung, rất quan trọng để sắp xếp nội dung khi cần thiết. Ví dụ, doanh nghiệp có thể sẽ muốn gỡ nội dung quảng cáo khi đã hết mùa, và vẫn muốn sử dụng các nội dung đó vào năm sau. Các thao tác đó sẽ cập nhật link tự động để tạo trải nghiệm liền mạch cho người sử dụng website. 

3. Tích hợp công cụ SEO

Google luôn điều chỉnh các thuật toán tìm kiếm của mình. Vì thế, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới xếp hạng của trang web doanh nghiệp. Các yếu tố ngoại cảnh (off-page) đương nhiên khó kiểm soát, vì vậy hãy đảm bảo tối ưu công cụ tìm kiếm ngay trên trang (on-page).

Một CMS tốt sẽ có các công cụ SEO tích hợp để doanh nghiệp tạo URLs tự động, hoạt động tốt với cả người đọc lẫn công cụ tìm kiếm. CMS sẽ hỗ trợ thêm mô tả meta, tiêu đề trang, đương nhiên là xác thực với Google và Bing. Bên cạnh đó, có thể dễ dàng thêm thẻ alt cho ảnh, tuân thủ các nguyên tắc về khả năng tiếp cận và tránh nội dung trùng lặp.

Kết quả qua công cụ tìm kiếm sẽ trông khả quan hơn bằng cách hỗ trợ cả microdata (dữ liệu siêu vi) và structure data (dữ liệu cấu trúc).

4. Tích hợp Social Media

Nền tảng mạng xã hội vẫn là điểm đến cần thiết để tiếp cận và tương tác với các đối tượng chính. Đó là lý do tại sao bất kỳ CMS hiện đại nào cũng phải tính đến social media.

Vì thế, đừng quên thêm các button chia sẻ lên các social media các đoạn nội dung quan trọng nhất, và đảm bảo nội dung sẽ luôn tương thích với mọi nền tảng, để người dùng thoải mái chia sẻ content hơn. 

Hãy nghĩ về cách CMS tự động định dạng bài viết trên thẻ Twitter hay gắn tên người dùng vào các nội dung chia sẻn hay sử dụng Open Graph để tối ưu hiển thị của các bài chia sẻ lại lên Facebook. Đó là một số ví dụ về tính năng social cho ECMS. 

Đọc thêm: Hai mặt của Social Media Marketing trong xu hướng số hoá

5. Phân tích chi tiết

Theo dõi tương tác trên các nền tảng là bước quan trọng để thực hiện bất kì chiến lược nội dung nào. Headless CMS cần tích hợp tốt với những công cụ đo lường phổ biến, đặc biệt là Google Analytics để theo dõi KPIs từ dashboard.

Admin website nên hiểu từ việc khách hàng mục tiêu ở đâu, họ sử dụng những kỹ thuật công nghệ gì, họ tương tác với nội dung trên nền tảng nào tới những nội dung phổ biến nhất và cách tinh chỉnh chiến lược nội dung như thế nào về sau. 

ECMS tốt sẽ cho phép team nhân sự nhận được những insight kinh doanh cần thiết. 

6. Kiểm soát quy trình làm việc và xuất bản đơn giản

Kể cả doanh nghiệp nhỏ đến đâu, đừng để một người duy nhất tự mình xuất bản mọi nội dung. Kể cả có Marketing Director hoặc CMO để chịu trách nhiệm về những thông điệp công ty muốn truyền tải ra ngoài, vẫn có thể giao việc sản xuất và chỉnh sửa nội dung cho cấp dưới hoặc một freelancer. 

Việc xuất bản như thế nào cũng rất quan trọng. Có nhiều vai trò và cấp độ truy cập khác nhau trong ECMS cho phép để doanh nghiệp yên tâm hơn, cũng như có được tiếng nói cuối cùng về bộ mặt thực sự của công ty - trang web doanh nghiệp.

Ví dụ với doanh nghiệp, Drupal đem đến quyền quản trị, chỉnh sửa, đặt tác giả, người đóng góp, và mỗi vai trò này có khả năng riêng. Người chỉnh sửa - Editor là cấp thấp nhất, có thể tạo và xuất bản các bài viết trong khi admin có thể quản lý nhiều mặt của website hơn. Những gì một website chuyên nghiệp cần là đặt quyền tạo bài viết ở back-end mà không cần xuất bản, để senior staff có thể duyệt lại lần cuối trước khi đưa ra ngoài. Đó là quyền kiểm soát việc xuất bản cũng như mọi nội dung trên trang - điều mà một team content doanh nghiệp luôn cần.

7. Bảo mật

Tháng nào cũng có trường hợp một tổ chức đa quốc gia bị ảnh hưởng bởi một vụ vi phạm dữ liệu cấp cao.

Vì thế, đảm bảo bảo mật tối đa trên trang web không chỉ bảo vệ dữ liệu - mà còn bảo vệ khách hàng và doanh nghiệp khỏi sự khai thác rất công khai - và có khả năng tàn phá.

Mỗi khi cân nhắc hệ thống quản lý nội dung khác, hãy chú ý tới bảo mật:

• Nền tảng này cung cấp những gì?
• Phải làm những công việc nào để đạt được tiêu chuẩn bảo mật?
• Khách hàng và dữ liệu của học có được bảo mật không? 
• Người dùng có cảm thấy yên tâm và được bảo vệ khi lên web không? (cụ thể, có sẵn sàng chuyển tiền trên trang không?)

Bạn có thể sử dụng các plugin bảo mật nếu nền tảng website của bạn cung cấp, hoặc nếu công ty bạn đang thuê một agency thiết kế giải pháp, hay trao đổi kỹ về nhu cầu bảo mật CMS của mình. Các tính năng bảo mật chính bao gồm thiết lập phương pháp sao lưu, bảo mật tài khoản admin, hạn chế quyền của người dùng, sử dụng tường lửa, etc.

Đọc thêm: Tại sao bạn cần cấu trúc quản lý dữ liệu để xây dựng một doanh nghiệp số thành công

8. Khả năng đa nền tảng

Chỉ chạy trên một nền tảng đã mang tới quá nhiều thử thách, tuy nhiên, trang web doanh nghiệp vẫn cần đất để phát triển. Chức năng đa nền tảng mang lại sự linh hoạt và thêm “đất dụng võ”.

Ví dụ, doanh nghiệp định chạy một chiến dịch theo mùa trên nhiều trang khác nhau. Chắc chắn doanh nghiệp sẽ muốn theo dõi và quản lý nội dung, phân tích và quản lý web nói chung từ hệ thống đã có. Vì vậy, nếu ECMS chỉ có thể “cân” được một trang, hoặc nếu chi phí vận hành quá cao, sẽ rất khó để thực hiện các thao tác trên. 

Ví dụ khác là khi muốn nâng cấp ECMS để truyền tải nội dung tới trải nghiệm khác, như ứng dụng điện thoại, ki-ốt bán hàng, hay AR/VR viewer. Nếu ECMS chỉ được trang bị để xử lý một nền tảng (một trang web), khi đó, việc quản lý đa nền tảng sẽ vượt quá khả năng hoặc quá cồng kềnh để duy trì bằng các nền tảng quản trị riêng biệt.

9. Mức độ hỗ trợ

Nếu doanh nghiệp là một công ty công nghệ và có kỹ năng CNTT nội bộ đặc biệt để phòng khi CMS gặp sự cố thì chúc mừng, có thể bỏ qua điều này. Tuy nhiên, 99.99% công ty còn lại không có chuyên gia về IT, hệ thống hỗ trợ tự động sẽ là mảng vô cùng quan trọng.

Các phần mềm mã mở không hỗ trợ, nhưng hệ thống phổ biến như WordPress hay Drupal sẽ đều sở hữu cộng đồng người dùng có kinh nghiệm điều hành wiki và forums quy mô lớn. 

Vì vậy nếu có thời gian rảnh và không ngại chờ phản hồi, chỉ cần hỏi hoặc tự mình tìm đáp án. Một số phần mềm có hỗ trợ trực tuyến độc quyền, nhưng đa phần rất ít hoạt động. Tính năng này hoàn toàn dựa vào nhu cầu đặc biệt của doanh nghiệp, lý do sử dụng CMS, và lượng thời gian sẵn sàng dành ra để mày mò trang của mình. 

Bên cạnh đó, hãy cân nhắc chi phí cơ hội nếu trang web sập. Nếu chỉ là doanh nghiệp địa phương, website có sập 6 tiếng khi mày mò ở back-end, đây không phải một vấn đề lớn. Doanh thu bị mất sẽ không quá đáng kể. Tuy nhiên, nếu là một công ty thương mại công cộng, nếu trang web công ty sập vào đúng ngày phát hành báo cáo tài chính, sẽ có rắc rối lớn.

Vì vậy, khi cần tìm kiếm hỗ trợ, hãy để ý cả những thời điểm quan trọng để xem mình cần hỗ trợ cấp thiết ở mức độ nào. 

10. Cấp quyền phù hợp với tổ chức

Một trong những vấn đề phổ biến nhất về CMS hiện tại là không cung cấp các quyền có thể được điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp. Hầu hết các nền tảng ECMS đều có một số hình thức truy cập theo tầng, nhưng đây không phải là toàn bộ câu chuyện.

Để headless CMS thực sự tối ưu cho doanh nghiệp, cần các quyền truy cập thực sự có ích với doanh nghiệp. Ví dụ, các tổ chức sẽ có nhiều tay viết nhưng chỉ có một hoặc hai người xuất bản. Những công ty khác thì hoặc là muốn người viết chỉ upload một số dạng nội dung (văn bản chứ không hình ảnh), hoặc là muốn người viết tự xuất bản luôn, nhưng chỉ trên một số nền tảng nhất định. 

Khi tìm kiếm một ECMS phù hợp, hãy chắc chắn rằng các tùy chọn xuất bản theo level sẽ phù hợp - mỗi cấp có thể làm gì, nếu người dùng có thể được chỉ định với nhiều vai trò và có bao nhiêu người dùng cho mỗi cấp quyền. 

11. Template nội dung

Tự động hóa quy trình kinh doanh và tìm ra cách làm việc tốt hơn sẽ tiết kiệm thời gian và làm cho quy trình hoạt động tốt hơn. Vì vậy, ECMS có thể giúp đạt được hiệu quả cho doanh nghiệp qua các template. Template sẽ giúp hợp lý hóa quy trình bằng cách hoàn thành công việc xuất bản cần thiết trước khi xuất bản.

Ví dụ: hãy tưởng tượng công ty đang chuẩn bị ra mắt một sản phẩm mới lên một trang web thương mại điện tử. Template có ích sẽ có thể:

• Tạo danh sách thả xuống gồm các hạng mục
• Sáng tạo mô tả meta từ sản phẩm 
• Thêm tiện ích sản phẩm gợi ý từ tags
• Resize kích cỡ ảnh để phù hợp
• Ghi nhớ về cách thêm thẻ và danh mục liên quan

Mỗi thao tác đều nhỏ thôi nhưng qua thời gian với vô vàn sản phẩm, nhiều thao tác nhỏ sẽ thành lớn và tốn thời gian quý giá của doanh nghiệp để cập nhật catalog. 

12. Hỗ trợ Microdata để tìm kiếm bằng giọng nói

Microdata là một loại thông tin cụ thể trên website để cho phép Google đọc và diễn dịch. Nếu Google hiểu content, CMS sẽ có khả năng bao gồm content dưới dạng đoạn mã chi tiết trong kết quả tìm kiếm hoặc dưới dạng câu trả lời cho các câu hỏi - từ văn bản tới giọng. nói.

Ví dụ, nếu search Google “Budweiser Stage”, sẽ có một list các sự kiện sắp tới ở venue này mà Google trích từ một website, ở đây là Ticketmaster. Đó là những gì microdata làm.

Trong lịch sử, đây là một thứ có-thì-tốt-hơn-là-cần-phải-có. Nhưng với việc tìm kiếm bằng giọng nói chiếm nhiều khối lượng tìm kiếm hơn, các câu trả lời dựa trên microdata đang di chuyển về phía trước và trung tâm khi mọi người sử dụng điện thoại không phải để tìm kiếm thông tin mà để tìm câu trả lời cụ thể, rõ ràng.

Cách hoạt động này thường được ẩn dụ như là một thư viện. Tìm kiếm truyền thống giống như yêu cầu thủ thư giúp đỡ và nhờ chỉ tới đúng phần (danh sách các URL). Tìm câu trả lời thực sự là tùy thuộc vào bạn. Tìm kiếm bằng giọng nói giống như yêu cầu thủ thư giúp đỡ và mong đợi họ đưa ra câu trả lời cụ thể ngay lập tức.

Khi loại tìm kiếm theo hướng trả lời thay vì theo hướng thông tin này tăng về số lượng với Siri và Trợ lý Google, chúng ta có thể mong đợi thấy các kết quả siêu dữ liệu tăng mức độ ưu tiên.

Do đó, ECMS sẽ hoạt động để tối ưu hóa microdata cho nội dung và đảm bảo công ty sẽ cung cấp các câu trả lời phù hợp với doanh nghiệp. 

13. Tìm kiếm toàn diện

Trang web cần phải có thể tìm kiếm được. Thông thường, khách hàng sẽ tìm kiếm một giải pháp cụ thể cho một vấn đề cụ thể - và nếu có thể cung cấp điều đó, sẽ thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi cao hơn. 

Chắc chắn, một số khách truy cập sẽ đến trình duyệt. Nhưng những người khác có nhiều khả năng tìm kiếm một sản phẩm, bài báo hoặc thông tin cụ thể hơn và có thể không muốn lướt qua toàn bộ điều hướng của doanh nghiệp để tìm điều đó. 

Tìm kiếm giúp cuộc sống của khách hàng dễ dàng hơn, vì thế cần phải chuyên sâu, dễ sử dụng và nhanh chóng.

14. Tạo phiên bản để khôi phục nhanh

Không ai hoàn hảo, kể cả người quản lý nội dung. Không nghi ngờ rằng, sẽ có lúc mọi thứ được xuất bản vô tình, vì vậy headless CMS cần có khả năng sửa chữa vấn đề đó nhanh gọn. 

Tạo nhiều phiên bản sẽ đảm bảo rằng sẽ luôn có bản copy để hoàn nguyên nếu content vô tình “bị” xuất bản. Hãy chuẩn bị cho những điều tệ nhất và nắm bắt vấn đề để đảm bảo mọi thứ đều đi đúng kế hoạch. 

Đây cũng là một tính năng giá trị nếu doanh nghiệp có kế hoạch cập nhật một trang hoặc mảng trên site cho sự kiện hoặc khuyến mãi theo mùa, và muốn quay lại phiên bản trước đó khi kết thúc, 

15. Điều chỉnh kinh doanh

Và cuối cùng, nhưng quan trọng nhất, hãy cần đánh giá liệu CMS có thực sự đáp ứng các yêu cầu kinh doanh “tối thượng” của doanh nghiệp hay không. Các yếu tố chung chung có thể giống nhau. Ví dụ: Nếu công ty điều hành một nền tảng giải trí, mục tiêu có thể là "tăng người xem". Vì vậy, hãy nghĩ về những gì cần CMS làm, viết ra danh sách và sử dụng như một kim chỉ nam.

Doanh nghiệp là người phải sử dụng CMS - không phải bên cung cấp, người đưa bản nâng cấp miễn phí lên mặt tiền cửa hàng e-commerce, không phải cộng đồng khổng lồ gồm những người hỗ trợ và người tạo plugin và thậm chí không phải là người dùng cuối. Không có CMS hoàn hảo. Chỉ có CMS hoàn hảo cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Chuyển đổi số mô hình kinh doanh để bắt kịp xu thế 4.0

Kết

Khi các hệ thống quản lý nội dung tiếp tục phát triển, chúng tôi nhận thấy sự phát triển liên tục của các tính năng mà khách hàng đang yêu cầu và những gì bạn nên mong đợi từ CMS của mình.

Từ các yêu cầu microdata mới đến các template mạnh mẽ, dễ sử dụng, CMS tiếp theo nên tận dụng các tính năng tiên tiến này để trang web và quản trị nhanh hơn.