Tại sao Team Design cần một Design Hub?

Công nghệ gắn liền với cuộc sống, vậy nên, nó phải bắt kịp với nhịp sống. Tuy nhiên, đứng dưới góc nhìn từ những người chịu trách nhiệm cho những sản phẩm ấy, đôi khi chúng ta kiệt sức và những hành vi “máy móc” trong công việc cũng sẽ khiến chúng ta mất đi những kỹ năng mềm cần thiết.

Sản phẩm của chúng ta được thiết kế dựa trên nhu cầu của người khác, nhưng khi không có sự đồng cảm, thấu hiểu chúng ta không thể thực sự hiểu vì sao họ có nhu cầu ấy là gì, hay cơ hội nào tiềm năng và không tiềm năng. Bởi vậy, bỏ qua sức khỏe tâm lý trong nội bộ cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm mà chúng ta xây dựng.

Một vấn đề phổ biến

Trong nhiều doanh nghiệp, bộ phận nhân sự (HR) thường phải đau đầu vì số nhân sự gắn bó với doanh nghiệp bị thấp. Với một số doanh nghiệp, vấn đề ấy kéo dài nhiều năm nhưng vẫn không tìm ra cách giải quyết.

Nguyên nhân của việc này vì sự thiếu hài lòng của nhân viên đối với vị trí hoặc văn hóa trong công ty. Các doanh nghiệp thường bỏ phí thời gian và tài năng của nhân sự để làm những báo cáo số khô khan. Kèm theo đó, HR hiếm khi gần gũi với các nhân sự khác trong công ty. Tình trạng bổ phiến đó là mất kết nối, vác nhân sự mất kết nối với nhau, hay nhân sự mất kết nối với mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp. Họ không biết với tư cách là một tập thể, tập thể này đang làm gì, đang cố gắng vì điều gì. Điều này xảy ra thường do tổ chức thiếu văn hóa doanh nghiệp, họ thiếu một danh tính cho tập thể ấy.

Design hub là gì?

Đầu tiên, design hub không phải là một hệ thống hay công cụ thiết kế. Một design hub là một cộng đồng. Nó là nơi chúng ta gặp gỡ mọi người, trao đổi những vấn đề xung quanh thiết kế và phát triển sản phẩm. Hơn thế nữa, nó có thể là nơi chúng ta cùng chia sẻ về tâm nhìn, suy nghĩ, những ý tưởng hay, những trải nghiệm và cả những thứ chúng ta kỳ vọng cho sự nghiệp. Một design hud sẽ trở thành nơi nắm giữ tinh thần của nhóm, tạo ra những giá trị cốt lõi để các thành viên tận tâm với công việc.

Nhiều công ty lớn đã có những trang riêng trên website để highlight những dự án nổi bật, nguyên tắc làm việc và đội ngũ nhân sự mà họ tự hào. Thế nhưng, đó chỉ là những thứ chúng ta truyền thông ra bên ngoài, nó không thực sự tác động vào bên trong. 

Điểm độc đáo mà một design hub có thể mang lại đó là sự kết nối chặt chẽ giữa nhân sự với nhân sự và giữa nhân sự với doanh nghiệp. Với một đội ngũ nhân sự sẵn sàng chia sẻ tầm nhìn, quan điểm, kinh nghiệm, nó sẽ thúc đẩy công việc, thúc đẩy tính sáng tạo và đổi mới. Hãy tưởng tượng khả năng vô tận mà một tập thể gắn kết có thể làm. 
 

Làm sao để bắt đầu?

Để bắt đầu tạo ra một design hud, chúng ta cần xét tới 3 yếu tố:

Thứ nhất, chúng ta phải cùng cam kết sẽ chấp nhận nhiều rủi ro hơn, đón nhận những ý tưởng mới. Việc này nhằm tránh việc ý tưởng đổi mới bị gạt bỏ hoặc biến dạng do thói quen làm việc máy móc.

Thứ hai, chúng ta cần trao đổi thương xuyên, ghim những ý tưởng mới hằng tuần. Điều này sẽ duy trì ngọn lửa nhiệt huyết của nhóm, đồng thời tạo sự phát triển lành mạnh cho cả doanh nghiệp và dự án.

Thứ ba, chúng ta phải đưa một số trong những ý tưởng ấy vào thực tế. Bởi nếu ý tưởng được đưa ra những chỉ được ghim lại và không sử dụng, lần tới sẽ không có ai muốn đưa thêm ý tưởng nữa. Hơn nữa, ý tưởng hay nên được ứng dụng, cho nó có cơ hội cải thiện quy trình và sản phẩm mà chúng ta làm.

Đọc thêm: Tìm hiểu về thiết kế trải nghiệm người dùng (UX Design)

Làm sao để có thành viên tham gia?

Khi mới xây dựng design hub, có thể sẽ có những thành viên không muốn tham gia, điều ấy hết sức bình thường. Tuy nhiên, chúng ta vẫn nên chia sẻ với đội ngũ về tại sao chúng ta làm vậy, nó có ích lợi gì cho cả tập thể và cá nhân. Với nhu cầu phát triển bản thân, kết nối với người có cùng tầm nhìn, chắc chắn sẽ có nhiều thành viên muốn tham gia.

Khi đã thu hút được sự chú ý, chúng ta sẽ biết cụ thể chúng ta sẽ làm gì trong hud. Trong bộ máy doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì? quy trình thiết kế có cần cải thiện không? Hãy đem những thứ ấy ra thảo luận. Sau cùng chúng ta sẽ có giải pháp cho bộ máy, đồng thời, có thể hướng cả tập thể theo một mục tiêu chung.
 

Xây dựng và phát triển với tầm nhìn từ bên trong?

Để có được tầm nhìn cho hub, chúng ta cần cân nhắc tới tầm nhìn chung của công ty, các dự án chúng ta phát triển và tất cả những nhu cầu, thế mạnh của đội ngũ. Hãy khám phá những vấn đề ấy như thể chúng ta chưa biết gì về chúng, đưa chúng vào một sơ đồ để có thể nhìn rõ được tổng thể và nhận ra những vấn đề quan trọng.

Sơ đồ này sẽ là nền tảng để chúng ta tìm ra tầm nhìn chung của nhóm. Từ đó, toàn bộ công việc như lên kế hoạch, thiết kế, đặt câu hỏi, thử nghiệm,...đều được bắt đầu và triển khai theo tầm nhìn chung. Đó sẽ là mục tiêu chung của nhóm, giúp các thành viên hiểu rõ thứ mình đang làm và vì sao mình làm nó.

Với sơ đồ ấy, khi chúng ta làm việc với đối tác hay nhà đầu tư, chúng ta có thể rõ ràng về quan điểm, giải pháp, từ đó khiến họ cảm thấy an toàn và tin tưởng khi làm việc với chúng ta hơn.

Dưới đây là một số lợi ích có thể nhận được từ việc có một sơ đồ tầm nhìn ở cấp độ tài liệu:

• Hiểu rõ hơn về cấu trúc nhân sự, với những vai trò, năng lực cụ thể. Điều này rất quan trọng để có thể chọn ra nhận sự phù hợp khi tuyển dụng nhân sự mới.
• Quy trình rõ ràng, cho chúng ta biết chúng ta đang ở đâu trong dự án, cũng như có thể nhìn rõ tổng thể cả dự án.
• Công cụ thiết kế như framework, artifact, phần mềm, ứng dụng,...
• Hệ sinh thái người dùng

Và ở cấp độ nhân sự:

• Tầm nhìn chung cho cả nhóm
• Hiểu về nhu cầu, suy nghĩ về công việc của từng thành viên
• Kho kiến thức được chia sẻ từ thành viên
• Những cuộc thảo luận về phương pháp, xu hướng, ý tưởng
• Mục tiêu và thành tích của mỗi tháng

Đọc thêm: Hệ thống thiết kế (Design System) — Nghệ thuật để mở rộng thiết kế

Loại bỏ tư duy khô khan bằng cách tạo một cộng đồng

Như chúng ta đã đề cập ở đầu bài viết, doanh nghiệp thường quá tập trung vào sản phẩm và những mục tiêu bắt kịp thị trường. Thế nhưng, nó cũng tạo ra vấn đề cho chính những sản phẩm và quy trình mà chúng ta thực hiện. 

Có thể chúng ta tự hào vì mình được làm việc trong một tập đoàn lớn, nhưng thực tế, chúng ta không làm thứ gì đặc biệt ngoài những thứ chúng ta phải làm. Sự đổi mới chỉ có thể được tạo ra khi chúng ta thoát khỏi tư duy ấy và bắt đầu nghĩ về những tầng sâu hơn của công việc. Tại sao chúng ta làm công việc này?

Nó có tác động gì tới những thứ xung quanh?

Design hub không phải là chìa khóa quyết định thành công, nhưng nó là phương tiện giúp chúng ta đến với thành công nhanh hơn. Design hud sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa, như Adam Bryant từng chia sẻ:

“Xây dựng một đội ngũ nhân sự không phải là tìm một nhóm những người có những kỹ năng chuyên nghiệp, mà thật sự nó là những câu hỏi rằng: Chúng ta đang đi đâu? Và làm sao để chúng ta đến đó?”