3 casestudy về ứng dụng tự động hóa cho doanh nghiệp

Để nhìn rõ hơn về tự động hóa, biết về cách nó đang được ứng dụng, trong bài viết này, chúng ta cùng xem xét 3 case study về tự động hóa thành công. Mong rằng đây sẽ là nguồn cảm hứng cho nhiều doanh nghiệp tiến hành phát triển hệ thống tự động hóa cho riêng mình.

1. Không còn giấy tờ nữa

Một công ty vận chuyển muốn tăng lượng tài xế từ 50 lên 150 nhưng giữ nguyên số nhân sự văn phòng. Như mọi doanh nghiệp khác, họ muốn tăng năng suất nhưng đồng thời, không muốn chịu gánh nặng về chi phí. 

Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất của họ là bộ phận văn phòng hoàn toàn làm việc thủ công. Các tài xế thu thập thông tin về khách hàng, bao gồm cả chi tiết thanh toán, thời gian thích hợp để đưa đón, sau đó, gọi hoặc fax cho trụ sở chính để cung cấp thông tin. Thông tin sẽ được ghi lại xuống giấy một cách thủ công sau đó mới được xử lý. Việc này rất tốn thời gian, không hiệu quả và dễ xảy ra lỗi. 

Một dự án tự động hóa đã thay đổi quy trình này. Công ty cho phát triển một phần mềm với các bảng điều khiến được gắn trên xe, phần mềm này giúp:

• Nhập thông tin khách hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng
• Tự động kiểm tra giờ đón và trả khách

Những thông tin ấy sẽ tự động được gửi tới trụ sở, đồng bộ với hệ thống dữ liệu của công ty. Bởi vậy mà công ty không cần thuê thêm nhân viên để xử lý thông tin một cách thủ công, đồng thời, tăng hiệu suất làm việc của các nhân viên hiện tại. Bên cạnh đó, nó thay đổi tư duy của công ty về công nghệ và dữ liệu, cho họ cởi mở hơn với những công nghệ mới.

Đọc thêm: Cơ hội, thách thức & xu hướng eCommerce của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

2. Giảm lỗi

Một công ty phát triển một hệ thống thông tin lớn và phức (ý tế, hàng không, quân sự) đã làm việc với đối tác để xây dựng một hệ thống có thể dễ dàng thực hiện những yêu cầu thay đổi thông tin trong quá trình hoạt động.

Với quy trình cũ phức tạp, thông tin phải được chuyển thủ công qua nhiều hệ thống khác nhau. Trong nhiều trường hợp, quy trình này thường xảy ra lỗi và bất cứ lỗi nào xảy ra cũng sẽ khiến quy trình bị nghẽn.

Giải quyết điểu này, công ty phát triển hệ thống tóm gọn quy trình này với một hệ thống end-to-end duy nhất. Họ có thể nắm được toàn bộ quy trình, dễ dàng kiểm tra, phê duyệt và đặc biệt là hạn chế lỗi xảy ra.

Với hệ thống này, công ty giải quyết được các vấn đề:

• Phản hồi, chuyển thông tin từ hệ thống này qua hệ thống khác (thường qua email)
• Tắc nghẽn quy trình ở những điểm phê duyệt chính
• Phương pháp thủ công có thể dễ nhầm lẫn hoặc bị bỏ qua

Những quy trình này vẫn đang tồn tại trong nhiều tổ chức, dù chúng gãy cản trở trong quy trình, tạo ra nhiều vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới hiệu suất.

3. Quản lý quy trình

Một công ty thực phẩm gặp vấn đề khi nhóm tiếp thị địa phương muốn chạy khuyến mãi phù hợp với những điều kiện, nhu cầu tương ứng của địa phương đó.

Ví dụ họ muốn chạy một chương trình khuyến mãi kem tại Texas vào tháng 2 nhưng không chạy chương trình đó tại New York.

Tất cả các chương trình khuyến mãi sẽ phải được trình lên trụ sở chính để kiểm duyệt, đảm bảo nó không mâu thuẫn với khuyến mãi tại vùng khác, đồng thời, tuân theo các nguyên tắc thương hiệu.

Tuy nhiên, các chương trình tiếp thị, trên mọi khu vực, được quản lý bằng email và các file excel phức tạp. Điều này khiến việc phê duyệt diễn ra chậm trễ, gãy gánh nặng cho các nhóm làm việc liên quan.

Giải pháp cho quy trình này rất đơn giản, sắp xếp và phân loại các công việc cần phê duyệt theo task việc. Tức, mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm phê duyệt tại trụ sở chính sẽ chỉ nhận được những yêu cầu phê duyệt họ cần thực hiện. Đồng thời, nó cho phép những bộ phận tiếp thị tại địa phương có thể trình ý tưởng khuyến mãi một cách dễ dàng, thực hiện nó qua từng bước có sẵn. Hệ thống này cũng gửi thông báo tới các thành viên, cho họ biết ngay khi có task việc. Kết quả đem về là khách hàng của công ty nhận được thêm 120% khuyến mãi hằng năm.

Tóm lược hiệu quả của hệ thống này là:

• Phê duyệt thông điệp tiếp thị
• Phê duyệt nội dung cho website
• Thay đổi cách quản lý
• Tài liệu hóa quy trình
• Đưa ra định hướng phù hợp cho từng địa phương

Đọc thêm: Kết hợp giữa dữ liệu và thiết kế như thế nào để thúc đẩy đổi mới sáng tạo trong sản phẩm và quy trình ?

Kết luận

Như bạn có thể thấy, tự động hóa đem lại những lợi ích trực quan về quy trình và hiệu suất. Nó giúp quy trình diễn ra mượt mà, giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, nó cũng giúp việc quản lý, kiểm tra, phê duyệt trở nên nhanh chóng. Từ đó, tự động hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực, tối ưu hóa hiệu suất.