Vì sao cần có Content Guidelines và Quy định Content Guidelines?

Chất lượng và phong cách của những nội dung truyền thông có thể là điểm sáng của thương hiệu, mang lại cảm giác như một biểu tượng của thương hiệu dành riêng cho các độc giả.

Tuy nhiên, đôi khi thật khó để bảo đảm những giá trị này nếu doanh nghiệp đang phát triển với một đội ngũ tay viết quá đông (có thể bao gồm cả freelancer) hay với một Agency chuyên về Content Marketing, những người không có bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp cũng như các yếu tố văn hoá ngành.

Content Guidelines là gì?

Có thể được dịch thành “Nguyên tắc Marketing Nội dung”, là một tập hợp các chỉ dẫn chỉ ra tông giọng, tiếng nói, văn phong và chủ đề có thể được sử dụng để tiếp cận với các khách hàng tiềm năng mục tiêu. Vậy vì sao doanh nghiệp cần tài liệu này?

Tại sao phải tạo ra Content Guidelines - Nguyên tắc Marketing Nội dung?

Mỗi người viết được thuê để sáng tạo nội dung cho doanh nghiệp đều là một kênh, nơi tiếng nói doanh nghiệp có thể phát ra. Trong một doanh nghiệp nhỏ, 1-2 người viết có thể đưa ra những nội dung với giọng điệu thống nhất để tạo cảm giác những nội dung đều đến từ 1 nguồn. 

Nhưng điều này liệu có còn giữ được nếu doanh nghiệp tăng số lượng kênh truyền thông hoặc số lượng nội dung cần sản xuất? Sẽ cần thêm nhiều người viết và kênh truyền thông trong Content Guidelines, tiếng nói thương hiệu sẽ loãng và khó hiểu hơn với người đọc. Điều này có thể làm giảm chất lượng nội dung marketing và thậm chí có thể ảnh hưởng tới hình ảnh thương hiệu. 

Content Guidelines cung cấp cho đội ngũ viết bài một loạt kì vọng về cách doanh nghiệp muốn thể hiện bản thân trên các kênh truyền thông. Giống như số liệu cho mỗi phần, nếu một bài viết không tuân thủ theo các quy tắc, người viết sẽ được hoàn trả để chỉnh sửa hoặc giao lại nhiệm vụ cho người viết khác. 

Một bộ Nguyên tắc hướng dẫn cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng thông báo những thay đổi trong chiến lược cho đội ngũ viết bài. Nếu kết quả của các bài nghiên cứu/khảo sát mới cho thấy rằng doanh nghiệp nên thay đổi hình thức marketing hoặc chỉ đơn giản là muốn tiếp cận khách hàng qua những kênh truyền thông khác, một bản cập nhật đơn giản về các nguyên tắc nội dung sẽ cung cấp cho người viết chính xác những gì họ cần làm.

=> Xây dựng chiến lược website tập đoàn nhằm đạt được mục tiêu trong ngắn và dài hạn

Ngoài ra, nếu người viết có câu hỏi hoặc đề xuất hỗ trợ cho nội dung, họ có thể sử dụng các hướng dẫn và nguyên tắc để làm luận điểm tham khảo khi bàn bạc với cấp trên. Không phải mọi Marketer giỏi đều là một cây bút tài ba, vì vậy rất có thể ta đã bỏ lỡ điều gì đó.

Các điểm cần có trong Content Guidelines - Nguyên tắc Marketing Nội dung của doanh nghiệp

Hãy tưởng tượng, đối tượng đọc những bản hướng dẫn này là những gương mặt mới, có thể chưa biết nhiều về doanh nghiệp. Mục tiêu của các nguyên tắc này là giúp các tay viết mới bắt kịp tốc độ để bắt đầu sản xuất nội dung. 

Trước tiên, người viết cần biết về USP - Unique Seling Point (Lợi thế bán hàng độc nhất) của doanh nghiệp cũng như các đặc điểm độc đáo, mục đích của kế hoạch Content Marketing này tại các kênh truyền thông cụ thể cũng như tính cách và chân dung đối tượng khách hàng chính. 

=> Kỷ nguyên Số: Khi trải nghiệm làm nên thương hiệu

Đây là các thông tin tối thiểu mà một người viết phải viết để tính toán và bắt đầu đóng góp vào giọng nói thương hiệu. Điều này có thể được nhắc tới trong Nguyên tắc Marketing Nội dung của doanh nghiệp. Nó cho người viết biết họ đang viết về ai và tại sao.

Tuy nhiên, nếu làm rõ những ý này hơn thì rõ ràng người viết sẽ tạo ra được những nội dung nhất quán hơn. Dưới đây là một số điều cần xem xét:

Nên có quy định về văn phong chính thức trong Content Guidelines

Có bất kì văn phong hay cách viết nào bạn muốn người viết học theo và áp dụng không? Nếu là một doanh nghiệp/tổ chức muốn viết về các tin tức, có thể bạn sẽ cần học phong cách AP để bài viết giống như một bài báo. Hầu hết các công ty không nghiêm ngặt đến thế, nhưng đọc qua một hướng dẫn cụ thể như Content Guidelines về văn phong chính thức có thể mang một vài điểm thú vị mà bạn có thể học theo.

Quy định về văn phong đặc biệt của doanh nghiệp

Kể cả không sử dụng hướng dẫn chính thức, bạn vẫn luôn sở hữu tông giọng, văn phong riêng hoặc những yêu cầu về ngữ pháp, vốn là phong cách riêng của tiếng nói thương hiệu. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu người viết sử dụng tiếng Anh Mỹ thay vì tiếng Anh Anh.

Bạn cũng có thể yêu cầu người viết dùng từ ngữ đơn giản (dùng -> sử dụng) hoặc một số loại từ ngữ chuyên môn, phụ thuộc vào đối tượng khách hàng của bạn. Hoặc nếu thực sự yêu thích cách viết cổ điển, hãy nói cho người viết biết!

Độ dài văn bản

Độ dài tối thiểu và tối đa cho từng loại content luôn là một yếu tố có ích, giúp người viết tránh được tối đa các bài viết hoặc là quá sơ sài, hoặc là quá dông dài. Hãy tìm hiểu xem độ dài mỗi loại content như thế nào là phù hợp với người đọc.

Những ví dụ về tông giọng thương hiệu

Nếu có một phần hoặc một bài viết cực kì ưng ý mà bạn muốn làm “kim chỉ nam” cho những bài viết khác, hãy đặt ví dụ đó vào trong bộ Nguyên tắc Marketing Nội dung Content Guidelines. Một ví dụ tốt sẽ tác động tốt hơn những chỉ dẫn chung chung “nghe chuyên nghiệp”. Bên cạnh những ví dụ tốt, bạn cũng có thể đưa ra những ví dụ về những điều không nên khi viết, đặc biệt là nếu content hướng tới một thị trường chuyên nghiệp.

Content Guidelines nên nói đến các chủ đề được ưu tiên và bị cấm

Nếu bạn cho phép người viết của mình tự do theo các chủ đề, thì tốt hơn là bạn nên có một danh sách những thứ bạn muốn và không muốn. Điều này có thể đơn giản như một danh sách các đối thủ cạnh tranh mà bạn không bao giờ muốn đề cập đến trong bài viết và các chủ đề chung trên các kênh truyền thông phát ra nội dung. Áp dụng tương tự với những nguồn nghiên cứu, nếu có một nguồn bạn không muốn trích dẫn hoặc liên kết lại trong bài viết của mình, hãy cho người viết biết, tránh những rắc rối không cần thiết sau này.

Cũng có khả năng người viết có thể tìm hiểu về bí mật doanh nghiệp, vì thế, các hợp đồng freelance thường điều khoản bảo mật hợp đồng. Nếu có nội dung không thể bỏ qua, chẳng hạn như thông tin sản phẩm mới sắp ra mắt, hãy cho người viết biết!

Cuối cùng, các chủ đề gây tranh cãi trong ngành có thể dẫn tới ồn ào. Nếu có cả những nội dung trên mạng xã hội, việc cung cấp một danh sách các chủ đề không được thảo luận giúp người viết không viết ra điều gì đó hối tiếc sau này.

Tìm hiểu thêm về cách Lựa Chọn Hình Ảnh Cho Website Doanh Nghiệp.

Thương hiệu doanh nghiệp

Mọi doanh nghiệp đều có cách họ muốn sử dụng các sản phẩm, dịch vụ và biệt ngữ kinh doanh cụ thể được chia ra sử dụng thành từng phần. Đó là tính cách họ muốn thể hiện và tính cách họ muốn xây dựng nên. 

Quy tắc SEO trong Content Guidelines

Nếu muốn áp dụng SEO vào các bài viết, người viết sẽ cần danh sách từ khoá và hướng dẫn về vị trí từ khoá. SEO hiện tại không còn là sự nhồi nhét từ khoá vô tội vạ, nhưng nếu nhóm SEO marketing cần người viết tập trung vào chiến lược cụ thể nào đó thì họ cần biết phải làm gì.

Quản lý và phân phối

Người viết quản lý các bài viết trên mạng xã hội cần phải sắp xếp nội dung để tạo đủ các bài đăng theo lịch trình nhất định, thu hút sự chú ý. Để duy trì tiếng nói của thương hiệu, bạn sẽ cần đặt ra một số quy tắc về cách viết và ứng xử trên những kênh truyền thông cũng như các hình thức nội dung tốt để chia sẻ. 

Tương tác và phản hổi của cộng đồng

Nếu người viết cũng phải chịu trách nhiệm về việc phản hồi bình luận trên các kênh truyền thông và blog, bạn cũng sẽ cần quy định cho những hành động này. Xử lý như thế nào với những lời trêu chọc, mỉa mai hay bình luận tiêu cực, hay những bình luận động viên đáng được ghi nhận và cám ơn?

=> Marketing Hiệu Quả Với Customer Insight

Trong Content Guidelines, đừng quên liệt kê công cụ

Cuối cùng, người viết cần biết các công cụ cần thiết để kiểm tra lại chất lượng bài viết, kiểm tra thao tác gửi và theo dõi, liệu có cần sử dụng định dạng tệp cụ thể và các chủ đề tương tự hay không. Đặc biệt, nếu là người viết Freelance, điều này đặc biệt quan trọng để tự quản lý nội dung của mình. 

Xem thêm: Các Công Cụ Online Marketing Hiện Nay

Quản lý bước biên tập

Có những lúc người biên tập và người quản lý cần phải phá vỡ các quy tắc để đối phó với sự thay đổi bất ngờ về chiến lược và nội dung. Nếu người viết nhận được yêu cầu viết gì đó vi phạm tới những quy định nội dung, họ cần biết ai là người chịu trách nhiệm về những yêu cầu đó để họ có thể tự tin viết và đặt câu hỏi về sự thay đổi.

Tất nhiên, quá nhiều nguyên tắc có thể khiến nó giống như đang đánh đố người viết với những chỉ dẫn quá chi tiết, nhưng những thông tin đó, càng nhiều càng tốt, càng giúp người viết dễ dàng tạo ra nội dung bạn muốn. Tuy nhiên, cũng không tốt khi tạo gánh nặng cho những tay viết với quá nhiều nguyên tắc nhỏ. Điều này làm chậm quá trình sản xuất nội dung và khiến những cây bút mới khó bắt kịp tốc độ, đồng thời tăng gánh nặng lên công đoạn biên tập và chỉnh sửa. 

Và cuối cùng các Nguyên tắc Marketing Nội dung - Content Guidelines không thể đảm bảo tất cả bài viết đều trở nên hoàn hảo, nhưng sẽ giúp bạn nắm bắt được rất nhiều vấn đề trước cả khi nội dung marketing được phát hành rộng rãi.