9 dấu hiệu của một mối quan hệ client-agency "lành mạnh"

Mọi client và agency đều muốn có một mối quan hệ hợp tác tốt để tạo ra các chiến dịch, sản phẩm tốt nhất có thể.

Nhưng đương nhiên, đời thực không như mơ, và chúng ta đã biết quá nhiều câu chuyện về việc mọi thứ có thể trở nên “toxic” (độc hại) nhanh như thế nào. Trễ deadline, trễ thanh toán, trễ phản hồi, quá nhiều sự can thiệp, quá trời các cuộc họp, vân vân.. và tệ nhất là một sản phẩm không làm hài lòng bất kỳ ai.

Một mối quan hệ “lành mạnh” đem đến nhiều lợi ích, như môt trải nghiệm hợp tác dễ chịu, các insight cho nỗ lực và kết quả của từng bên, cũng như sự mở đường cho nhiều dự án hơn trong tương lai. 

Hiểu được điều đó, chúng tôi thấy rằng mình nên lên tiếng, dựa trên kinh nghiệm hơn chục năm, về thế nào là một mối quan hệ “healthy”. Vì chính từ đó, chúng ta có thể hoàn thành các sản phẩm tốt hơn, thấu hiểu nhau hơn, và tạo ra một tương lai các bên thật sự có lợi.

Hãy cùng xem sự “lành mạnh” của một mối quan hệ client - agency được thể hiện qua những gì:

1. Sự giao tiếp cởi mở từ đầu

Đầu tiên, chìa khoá là sự giao tiếp cởi mở và chân thật ngay từ ngày đầu, kể từ giai đoạn pitching cho đến tận lúc triển khai và báo cáo. Agency nên rõ ràng về những gì họ có thể cung cấp với khung timeline thực tế và client cần đưa ra các kỳ vọng của mình với cách làm việc mong muốn.

Client và agency cùng giúp đỡ nhau trong mối quan hệ, vì sự thành công của dự án phụ thuộc vào cả hai phía.

Đọc thêm: Hợp tác với Agency: Câu chuyện về những khách hàng thích hoài nghi

2. Sự cân bằng giữa chuyên môn và mục tiêu

Phía agency nên thấu hiểu nhu cầu của doanh nghiệp cũng như các mục tiêu và hạn chế. Từ đó, agency cần nghiên cứu để biết quy trình, hướng tiếp cận, các tài liệu cần thiết và cách sản phẩm cuối sẽ được bàn giao. Còn về phía client, họ nên tin tưởng agency vào kinh nghiệm chuyên môn và các đề xuất đề ra.

Ngay từ khi bắt đầu dự án, hai bên nên có một framework làm việc chung để đặt ra các mục tiêu và giới hạn, từ đó đảm bảo các tiêu chí hợp tác rõ ràng với cả hai phía.

3. Sự điều chỉnh và thống nhất thường xuyên

Sự điều chỉnh luôn cần thiết. Các KPIs nên rõ ràng ngay từ đầu, nhưng sẽ cần những cuộc họp thường xuyên để xem hiệu suất thực tế so với mục tiêu. Quan trọng hơn, hãy đảm bảo là các bên đều hiểu những KPI nào đang được đo lường và tại sao. Và nhớ là đặt ra các mục tiêu có thể đặt được.

Nếu có thể, hãy có những buổi review hàng năm, dù có hay không có dự án, để hiểu mục tiêu của nhau hơn và mở ra những cách hợp tác mới trong nhiều năm tới.

4. Sự trung thực xuyên suốt

Sự trung thực là chìa khoá và agency luôn luôn nên báo cáo chính xác, trong khi client cũng cần phản hồi thật lòng. Sự góp ý mang tính xây dựng chính là cách để hai bên học hỏi và phát triển cùng nhau.

Agency cũng nên trung thực về khả năng của team và những khía cạnh cần cải thiện, hơn là hùng hổ nhận job chỉ để nhận ra team chưa đủ kinh nghiệm để làm ra sản phẩm tốt. Ở phía còn lại, client nên tin tưởng và chia sẻ những thông tin cần thiết về doanh nghiệp, cho phép agency được phỏng vấn những vị trí quan trọng có liên quan để cùng thấu hiểu doanh nghiệp.

Đọc thêm: Creative Agency Model - Khám phá các mô hình Agency sáng tạo mới

5. Sự ủng hộ cho việc hợp tác

Một mối quan hệ client-agency lành mạnh có nền tảng là sự tôn trọng với những ý tưởng và các cách tiếp cận khác. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên, nhưng sự thách thức lẫn nhau lại là biểu hiện rõ nhất cho việc này.

Khi hai bên có thể thử thách kỹ năng và góp ý xây dựng, ta có những sản phẩm tốt hơn trong thời gian nhanh hơn. Vì đó chính là sự bình đẳng, khi hai doanh nghiệp đang thấu hiểu nhu cầu và áp lực của nhau, nhưng vẫn cố gắng tìm tiếng nói chung.

Đọc thêm: Đừng ngại lựa chọn agency thiết kế website phù hợp cho thương hiệu

6. Khả năng xử lý vấn đề cùng nhau

Tiếng nói chung dẫn đến khả năng xử lý vấn đề cùng nhau tốt hơn. Khi đó, những vấn đề nhỏ được xử lý nhanh hơn, tránh những vấn đề lớn xảy ra. Việc giao tiếp thường xuyên, dù là online hay offline cũng xóa bớt các rào cản và nâng cao sự hoà hợp, giúp gây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả.

7. Khả năng vượt qua giới hạn

Khi mối quan hệ đã trở nên hiệu quả với mức độ tin tưởng cao, ta sẽ thấy một hiệu ứng tuyệt vời: Khả năng sáng tạo được mở rộng để vượt qua các giới hạn và đưa ra các hướng tiếp cận mới.

Điều này đem đến những cơ hội học hỏi mới, giúp cải thiện những vấn đề sâu hơn như cách thức triển khai, hướng tiếp cận, khả năng đưa ra ý tưởng,...

8. Sự phát triển của mối quan hệ qua thời gian

Một mối quan hệ lành mạnh không sợ sự thay đổi, dù là với con người, tổ chức, công nghệ, hay thị trường. Với sự tin tưởng và phối hợp, client lẫn agency có thể cùng phát triển dù gặp bất kỳ sự biến động nào.

Đọc thêm: Hợp tác Agency: Chuyện thả thính của các clients

9. Sự kết nối sâu sắc

Có thể gọi đây là “cảnh giới” cuối cùng, khi client và agency xoá nhoà khoảng cách và hợp tác như cùng thuộc một doanh nghiệp. Việc này đương nhiên không dễ, nhưng bất kỳ sự khác biệt nào cũng sẽ được học hỏi để có lợi cho cả đôi bên.

Chúng tôi khá lạc quan về cách để đạt được sự kết nối này, do client và agency có rất nhiều hoạt động để cùng tham gia, như gặp mặt, tổ chức hội thảo, tạo case study, viết các bài nghiên cứu..

Kết quả sẽ là một mối quan hệ bền vững, lành mạnh, và hứa hẹn nhiều dự án ăn ý hơn trong tương lai, cùng nhau.